برگزاری کنفرانس خبری موفق: یک چک لیست از ۲۵ مورد مهم که باید بدانید

برای اعلان خبری و رویدادی مهم از شرکتتان، برگزاری یک کنفرانس یا میزگرد خبری یکی از بهترین روش های کسب پوشش خبری و رسانه ای است اما درست برگزار نکردن آن می تواند باعث یک آبروریزی رسانه ای شود. در این مقاله با یک چک لیست ۲۵ موردی از برگزاری یک کنفرانس خبری موفق آشنا می شوید.

یک کنفرانس خبری موفق می تواند باعث ایجاد موج خبری به نفع شرکت شما شود، ارتباط شما را با رسانه ها تقویت کند و یا صرفا مطلبی مهم و فوری را از طریق رسانه ها به اطلاع مخاطبانتان برساند. اما درست برگزار نکردن آن می تواند باعث یک آبروریزی رسانه ای شود. دو ابزار توزیع «خبر رسمی» (پرس ریلیز) و «کنفرانس خبری» و یا ترکیب هر دو، بهترین ابزار برای این امر در دنیای روابط عمومی به شمار می روند. این خبر و رویداد می تواند هرچیزی مرتبط با شرکت شما از برگزاری یک کمپین تبلیغاتی، تا رونمایی از یک محصول، توسعه خدمات و یا یک فعالیت عام المنفعه باشد. (برای اطلاعات بیشتر در مورد اخبار دارای ارزش خبری به جزوه آژانس رسانه «اخبار رسمی» با عنوان «آیتم های خبرساز برای کسب و کارها» مراجعه نمایید)

تهیه یک چک لیست برای آماده سازی یک کنفرانس خبری در برگزاری موفق یک کنفرانس بسیار موثر است. این لیست چیزی است که ما از چهارچوب آن برای برگزاری کنفرانس های خبری برای مشتریانمان در آژانس رسانه «اخبار رسمی» استفاده می کنیم:

1: فهرستی از اعمال مربوط به برگزاری کنفرانس تهیه کنید.

2: قبل از هر کاری یک لیست کامل از شماره تماس رسانه های موجود تهیه کنید.

3: دعوتنامه جلسه که در قالب یک نوشته کوتاه و ساده است، معمولا یک هفته قبل از برگزاری به رسانه ها ارسال می شود. اطلاعات جلسه که شامل زمان، مکان، ساعت دقیق شروع و پایان جلسه است را حداکثر در یک صفحه تنظیم کنید. همچنین از یک سخنران معروف هم برای جلسه دعوت کنید. در صورتی که با موضوعیت رویداد، سخنران از سوی نهاد و یا ارگان خبرساز تعیین شده باشد به نام او در دعوت نامه اشاره کنید. ولی یادتان باشد که «قرار نیست در این دعوتنامه خبر را لو بدهید».

4: از قبل پرینتی که شامل اطلاعات جلسه است تهیه کنید. اطلاعاتی که شامل نام سخنرانان، برنامه ریزی های مربوط به جلسه و بسته رسانه ای باشد.

5: بهترین زمان ممکن برای یک نشست خبری ساعات اولیه صبح در روزهای کاری و اوایل هفته است.

6: سعی کنید بیشترین اطلاعات را از رسانه هایی که قرار است با آنها کار کنید در دست داشته باشید.

7: برای تعیین زمان و کنفرانس خبری توجه داشته باشید که در ساعت مقرر سازمان، اداره و شرکت دیگری که در صنعت شما فعال است جلسه ای مشابه نداشته باشد. زیرا خبرنگاران صنعت شما نمی توانند هر دو رویداد را به صورت همزمان پوشش دهند و یا اینکه خبر شما تحت الشعاع رویداد مهمتر قرار خواهد گرفت.

8: چند روز پیش از جلسه، پیگیری های لازم را از طریق تلفن انجام دهید.

9: برای مدیریت و میزبانی جلسه یک مجری و برنامه ریز در نظر بگیرید.

10: همیشه مکانی را در نظر بگیرید که دسترسی به آن برای مدعوین خصوصا خبرنگاران راحت و آسان باشد.بهتر است مکانی را در نظر بگیرید که در محدوده طرح ترافیک نباشد. ارسال کروکی محل در دعوتنامه (چه در دعوتنامه فیزیکی و یا در ایمیل) به خبرنگاران در یافتن محل کمک می کند. در صورتیکه مکان کنفرانس، جای پارک مناسب ندارد، آن را ذکر کنید (البته بهتر است محلی که دارای جای پارک مناسب است را انتخاب کنید).

چک لیست نکات برگزاری کنفرانس و میزگرد خبری موفق - آژانس رسانه اخبار رسمی

11: اطمینان حاصل کنید مکانی که انتخاب کرده اید قابلیت گنجایش تعداد مورد نظر، حتی بیشتر از تعداد را داشته باشد.بهتر است برای حداقل 4 تا 6 خبرنگار بیشتر از ظرفیت فرض شده تدارک ببینید که اگر با افزایش جمعیت اهالی رسانه مواجه شدید بتوانید در اسرع وقت آن ها را محل نشستن راهنمایی کنید.

12: اتاق و مکان مشخصی را برای این نشست در نظر بگیرید. جایی مثل اتاق های مخصوص کنفرانس و همایش و یا سالن هتل ها . تلاش کنید مکانی را انتخاب کنید که از استاندارد های لازم جهت برگزاری کنفرانس همچون میز و صندلی برای سخنرانان و خبرنگاران، امکانات صوتی و تصویری خوب و فضای آکوستیک برخوردار باشد.

13: توجه داشته باشید که بتوانید درمکان کنفرانس بدون این که کسی مزاحم باشد صحبت کنید. صداهایی که ممکن است از بیرون سالن به گوش برسد و یا صدای موتور و ماشین از خیابان و صداهای آزار دهنده دیگر تمرکز سخنرانان و خبرنگاران را به هم می زند.

14: کلیه امکانات از جمله خدمات اینترنت، پوستر، رول آپ و بنر را در معرض استفاده و دید بگذارید. قرار دادن یک بنر با اسم و لوگوی شرکت شما و عنوان این مراسم در پشت سر سخنرانان باعث می شود عکس هایی که خبرنگاران و عکاسان از این رویداد تهیه می کنند، نشان دهنده رویداد باشند و خود این عکس ها، اطلاعاتی را به مخاطب خود عرضه کنند.

15: نشانه های راهیابی به جلسه را طوری بچینید که اگر خبرنگاری دیر رسید بتواند خودش را به راحتی به جلسه برساند. صندلی های خالی را در قسمت ورودی تدارک ببینید تا اگر کسی دیر رسید لازم نباشد سالن را برای پیدا کردن صندلی خالی دور بزند و تمرکز حاضران را به هم بزند.

16: برای خبرنگاران صندلی مناسب تدارک ببینید.اگر صندلی ها دسته و میز نصب شده ندارد تخته شاسی هایی را به منظور زیر دستی برای خبرنگاران تهیه کنید.

17: نحوه نشستن سخنران ها در یک کنفرانس خبری باید به شکلی باشد که یا به دور میز جمع شوند و یا در شرایطی بنشینند که امکان وصل کردن میکروفون در مقابلشان وجود داشته باشد.به خاطر داشته باشید که هر جمله ای که به گوش خبرنگار نرسد و یا واضح نباشد ممکن است به درک و بازتاب آن خبر و رویداد آسیب وارد کند.

18: هر کدام از سخنرانان باید بیانیه کوتاهی در حد معرفی و موضوع سخنرانیشان  از خود ارائه دهند. در ابتدای صحبت هر سخنران وی باید به طور رسا و شمرده نام و سمت خود را بیان کند. در بسیاری مواقع عدم رعایت همین نکته کوچک باعث شده تا خبرنگار اسم و سمت اشتباهی را در خبر خود درج کند.

19: در همه زمینه ها شفاف سازی کنید و هیچ مسئله ای را نامفهوم و بلاتکلیف رها نکنید. بهتر است هر سخنران تنها بر روی یک یا دو عنوان تمرکز کند و آنها را به طور جامع تشریح کند. اگر قرار است از برگزاری یک همایش صحبت کنید، دلایل و ضرورتهای آن را تشریح کنید. لازم نیست از نوع پذیرایی تان در این همایش بگویید. همه چیز در بروشور ها نوشته شده است.

20: محور جلسه را بر روی یک مقوله مشخص و ثابت حفظ کنید. برای مثال این طور فکر کنید که محوری که شما آن را هدایت کرده اید روز بعد تیتر روزنامه ها خواهد بود.

نکات برگزاری کنفرانس خبری موفق - ششمین جشنواه وب و موبایل ایران - آژانس رسانه اخبار رسمی

21: مطالب را کوتاه مختصر و مفید مطرح کنید.بحث های طولانی از حوصله مخاطبان خارج است و تمرکز لازم را از ذهن ها بر می دارد. بهترین زمان برای هر سخنران از زمان معرفی تا پایان صحبت هایش ۱۰ الی ۱۵ دقیقه است. 

22: از خبرنگاران بخواهید که سوال بپرسند. یک تکنیک خوب برای باز کردن یخ سوالات این است که اداره کننده جلسه اولین سوال را بپرسد و با این سوال از یکی از نکات مبهم سخنران شفاف سازی کند.

23: بر این باور نباشید که خبرنگاران و یا خوانندگان آنها لزوما باید تمام مطالب تکنیکی و سخت را متوجه شوند. مسائل و سوژه های خود را به زبان ساده بیان کنید.

24: خود را برای سوال های بحرانی و چالش برانگیز که در مورد موضوع بحث و یا حتی برنامه ریزی جلسه است آماده کنید. گاهی خبرنگاران مایلند سخنران و خبرسازان را به چالش بکشانند. خونسردی خود را حفظ کنید و با آرامش به ایشان پاسخ دهید.

25: در پایان جلسه از خبرنگاران درباره کلیت برنامه و جلسه نظر خواهی کنید.این نظر خواهی به شما این امکان را می دهد که علاوه بر این که توانایی و پتانسیل های خود را درچگونگی برگزاری یک نشست خبری بسنجید، چالش ها و مهارت های خود را هم در میابید.

«اخبار رسمی» چگونه به برگزاری موفق‌تر کنفرانس‌های خبری‌تان کمک می‌کند؟

۱- اطلاع رسانی به رسانه‌ها در مورد برگزاری کنفرانس خبری:

برای اینکه خبرنگاران مرتبط با فعالیت‌تان را به کنفرانس خبری‌تان دعوت کنید می‌توانید بر روی دیتابیس خبرنگاران و رسانه‌های کشور که در حوزه‌های مختلف دسته‌بندی شده‌اند حساب کنید. با ثبت‌نام و فعالسازی حسابتان در «اخبار رسمی» می‌توانید در کنار توزیع خبرهای کسب‌وکارتان در رسانه‌ها که کار اصلی «اخبار رسمی» است، از امکانات جانبی آن، همچون ارسال اطلاعیه‌ها و دعوتنامه‌ها به رسانه‌ها استفاده کنید. ابزار متنوع ایمیل، فکس و پیامک، راه‌های اطلاع‌رسانی این امر برای شماست.

۲- توزیع خبر رسمی برگزاری کنفرانس خبری:

بعد از این که کنفرانس خبری شما برگزار شد، می‌بایست بلافاصله بعد از آن (حداکثر تا ۲ ساعت)، خودتان خبری رسمی در مورد آن منتشر و توزیع کنید تا هم خبرنگارانی که در کنفرانس خبری شما نبوده‌اند از ماوقع مطلع شوند و هم اینکه این خبر به عنوان منبع خبر مورد تایید شما در مورد این رویداد، مستند واقع می‌شود. حتی زمان‌های زیادی پیش آمده که خبرنگاری که در کنفرانس حاضر بوده، نام و یا سمت یک فرد سخنران در کنفرانس خبری را به اشتباه یادداشت کرده و یا فراموش کرده است و در این زمان‌ها خبر رسمی منتشر شده شما به وی در تکمیل خبرش کمک می‌کند.

در این زمینه هم می‌توانید از پلتفرم «اخبار رسمی» برای انتشار و توزیع خبر رسمی‌تان استفاده کنید.

امیدوارم از این چک لیست ۲۵ موردی برای برگزاری کنفرانس های خبری موفق استفاده کنید. اگر مشاوره بیشتری خواستید می توانید از طریق ایمیل و یا تلفن های آژانس «اخبار رسمی» با ما در تماس باشید. در مورد این چک لیست هم ممکن است موارد دیگر و یا سوالاتی به ذهنتان بیاید. در این صورت خوشحال می شویم نظرات خود را در قسمت دیدگاه ها مطرح کنید.