۸ نکته‌ی اخلاقی که در ارتباط با رسانه ها می‌بایست رعایت کنید
در این مطلب قصد داریم اصول اخلاقی که باید در ارتباط با رسانه‌ها به آن‌ها توجه شود را با هم بررسی کنیم:
۱) آغاز ارتباط صحیح
روزنامه‌نگاران و سردبیران روزانه باید با مسئولان روابط عمومی و مدیران استارتاپ‌ها در ارتباط باشند. بنابراین برخورد اول مسئولان روابط عمومی تاثیر زیادی بر روی ارتباط آن‌ها خواهد داشت. لحن نامناسب و عدم رعایت احترام (مانند املای نادرست) اسم شخصی که قرار است با او در ارتباط باشید حس بدی در او ایجاد خواهد کرد. تلفظ اشتباه و املای غلط اسامی روزنامه‌نگاران یکی از اشتباهات رایج مسئولان روابط عمومی است. وقتی برای اولین بار به فردی ایمیل می‌زنید بهتر است با لحنی احترام آمیز و در عین حال صمیمی برخورد کنید. کنترل رفتار در برخوردهای مختلف برای موفقیت فعالیت شما بسیار مهم و حیاتی خواهد بود.
۲) انتخاب عنوان و متن مناسب
انتخاب عنوان مناسب برای هر ایمیل یکی از مهم‌ترین نکاتی است که هنگام ارسال ایمیل باید به آن توجه کرد. از آنجایی که سردبیران روزانه ایمیل‌های مختلفی دریافت می‌کنند در صورت مواجهه با ایمیل‌هایی با عناوین نامشخص ممکن است آن‌ها را نخوانده رها کنند.
البته متن ایمیل نیز به اندازه‌ی عنوان اهمیت دارد. توجه به نکات نگارشی و املایی و استفاده از کلمات مناسب خواننده را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در مقابل اگر دریافت‌کننده ایمیل احساس کند که ایمیل ارسالی با عجله نوشته شده است رغبتی به خواندن آن نخواهد داشت. بنابراین بهتر است قبل از ارسال ایمیل حتما چند بار آن را بخوانید و مشکلات موجود در آن را برطرف کنید.
۳) ارسال ایمیل اختصاصی به هر فرد
بیشتر روزنامه‌نگاران و سردبیران کمتر از یک دقیقه زمان برای خواندن هر ایمیل صرف می‌کنند. بنابراین سعی کنید درخواست خود را مختصر و مفید و واضح بنویسید تا درک متن برایشان آسان باشد. در متن ایمیل خود اطلاعات اجمالی از فعالیت‌های برند خود را در اختیارشان قرار دهید اما نیازی به ذکر تک تک جزئیات نیست. ایمیل را به اسم برای هر روزنامه‌نگاری بفرستید و با بررسی شبکه‌های اجتماعی و کارهای قبلی او دلیل انتخاب این فرد را به طور واضح بیان کنید تا اعتماد بیشتری به برند شما داشته باشد.
۴) شهرت خود را فراموش کنید
این نکته را به خاطر داشته باشید که کار هر خبرنگار یا روزنامه‌نگاری پوشش رسانه‌ای یک برند است و برای او مهم نیست که چه کسی صاحب این برند باشد. برای یک روزنامه‌نگار فرقی نمی‌کند شما بیل‌گیتس هستید یا مارک زاکربرگ یا صاحب یک برند معمولی، تنها مسئله‌ی مهمی که وجود دارد این است که داستان کسب و کار شما را به درستی پوشش دهد. بنابراین هنگام ارتباط با روزنامه‌نگاران شهرت خود را فراموش کنید و در صورت نیاز به تغییر در آگهی مطبوعاتی نوشته شده توسط آن‌ها نیز سعی کنید با ادب و احترام با آن‌ها برخورد کنید.
۵) سریع و باانرژی پاسخگو باشید
بدقولی و دیرکرد مسئولان روابط عمومی در پاسخ به ایمیل‌ها، روزنامه‌نگاران را نسبت به برند آن‌ها بدبین می‌کند. از طرفی تاخیر در پاسخ به سوالات آن‌ها سبب دیر آماده شدن آگهی مربوطه می‌شود. از آنجایی که هر خبر تاریخ انقضای مشخصی دارد، در صورت دیر آماده شدن آگهی مطبوعاتی دیگر ارزشی نخواهد داشت. بنابراین مسئله زمان را هرگز فراموش نکنید.
۶) اطلاعات مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهید
زمانی که یک روزنامه‌نگار یا ویرایشگر به پیام‌های شما بازخوردی نشان می‌دهد و از شما می‌خواهد تغییری در دستورالعمل‌های کار خود ایجاد کنید نشانه‌ی همراهی او با برند شما است. بنابراین روند همکاری با آن‌ها را تا جای ممکن ساده کنید و اطلاعات مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهید. برای ارائه‌ی اطلاعات مورد نیاز به آن‌ها هر فایل صوتی و تصویری یا PDF که نیاز داشتند را در اختیارشان قرار دهید تا به راحتی بتوانند به پوشش رسانه‌ای محصولات برند شما بپردازند.
۷) آزاردهنده نباشید
روزنامه‌نگاران معمولا برنامه‌ی کاری شلوغی دارند و روزانه صدها ایمیل مختلف دریافت می‌کنند. بنابراین در پیگیری ایمیل‌های درخواستی خود صبور بوده و در زمان مناسب با آن‌ها در ارتباط باشید. در ضمن انتظار نداشته باشید که با ارسال یک ایمیل بتوانید با سردبیر دلخواه خود در تماس باشید زیرا روند ارتباط با روزنامه‌نگاران معمولا سرعت کمی دارد.
۸) صبور باشید
پس از ارائه‌ی تمام اطلاعات برند خود به روزنامه‌نگاران و دریافت تایید انتشار باید صبر کنید و به آن‌ها اجازه دهید تا طبق برنامه‌ی کاری خود گزارش شما را آماده کنند. پس از نهایی شدن درخواست شما نیاز به پیگیری چندین باره ندارد و در زمان مقرر آماده خواهد شد.
