چگونه یک اطلاعیه خبری منحصربه‌فرد برای کسب وکارمان بنویسیم؟
در دهه های گذشته که بسترهای وب به شکل امروزی فراگیر نشده بودند، مردم اخبار جامعه را از طریق روزنامه‌ها دریافت می کردند. اما در دنیای امروز اخبار و اطلاعات از طریق شبکه های اجتماعی و خبررسان های اینترنتی به سرعت در میان مردم منتشر می‌شوند. استراتژی‌های روابط عمومی نیز از این قاعده مستثنا نبوده و از شیوه های اداره‌ی سنتی خارج شده اند. با توجه به گسترش استفاده از اینترنت و فضای مجازی در میان مردم، نوشتن یک اطلاعیه خبری خوب برای روابط عمومی ها به یک ضرورت تبدیل شده است. در واقع روابط عمومی‌ها باید بدانند که چه محتوایی برای چه رسانه‌ای مناسب است و چه ابزاری برای انتشار اطلاعیه مطبوعاتی سازمان مناسب‌تر است.
در تدوین استراتژی روابط عمومی خود نوشتن اطلاعیه های مطبوعاتی فرصت مناسبی برای نمایش هرچه بهتر سازمان و شرکت‌تان را فراهم خواهد کرد. شما می‌توانید از این طریق با مخاطبان‌تان ارتباط برقرار کنید و فعالیت‌های خود را به گوش همگان برسانید. برای نوشتن یک اطلاعیه مطبوعاتی خوب اول از همه باید بدانیم که این اطلاعیه چیست و چه کاربردی دارد.
اطلاعیه خبری چیست؟
نام این نوشته را می‌توانید اطلاعیه مطبوعاتی، بیانیه مطبوعاتی یا یک بیانیه خبری بگذارید. در هر صورت با مطرح کردن هر کدام از این اصطلاحات یک مفهوم مشترک را به سمع و نظر دیگران می رسانید. اطلاعیه مطبوعاتی یک اعلامیه رسمی نوشته شده یا ضبط شده است که مطالب مورد نظر سازمان را در اختیار رسانه‌های خبری قرار می‌دهد.
اطلاعیه های مطبوعاتی هم به صورت مختصر و هم به صورت مطالب طولانی نوشته می‌شوند. در این نوشته ها سازمان‌ها اطلاعات مورد نظر خود را در اختیار رسانه‌های خبری قرار می‌دهند تا منتشر شوند.
در این اطلاعیه ها باید اطلاعات مفیدی را در اختیار کاربران بگذارید. اطلاعیه مطبوعاتی پس از انتشار در رسانه‌های عمومی، قابلیت دیده شدن توسط مشتریان بالقوه شما را پیدا می کنند. به جای اینکه از این ابزار برای پوشش اخبار خود استفاده کنید، به عنوان یک برگ برنده‌ی بازاریابی به آن نگاه کنید. گزارشی که شما می‌نویسید می‌تواند تاثیر بیشتری نسبت به تبلیغات های هنگفتی که برای سازمان خود انجام داده‌اید، داشته باشد و نظر مخاطب را به سازمان شما جلب کند.
چه زمانی باید یک اطلاعیه خبری برای سازمان خود منتشر کنیم؟
نوشتن یک اطلاعیه مطبوعاتی باید در زمان های مشخصی صورت بپذیرد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:
- زمانی که یک محصول جدید را تولید کرده اید.
- محصولات موجود خود را به روزرسانی کرده باشید.
- یک شعبه‌ی جدید برای سازمان خود باز کرده باشید.
- یک همکاری جدید در شرکت شما شکل گرفته باشد.
- قصد تغییر و یا ایجاد یک نام تجاری جدید را داشته باشید.
محتوای اعلامیه مطبوعاتی باید قابلیت نشر و بازگو شدن را داشته باشد.
یک اطلاعیه مطبوعاتی می‌تواند به یک رسانه‌ی با ارزش برای برقراری ارتباط با مخاطب تبدیل شود. در نظر داشته باشید که محتوای این اطلاعیه باید به گونه ای باشد که مخاطب به راحتی آن را بخواند و بازگو کند. در عین حال باید مرتبط با فعالیت‌های سازمان بوده و با ارزش باشد.
برای نوشتن یک اطلاعیه مطبوعاتی به یک الگوی نوشتاری نیاز دارید که به آن اشاره خواهیم کرد. در صورتیکه قصد دارید یک بیانیه خبری برای سازمان خود تنظیم کنید، باید از این ساختار استفاده نمایید.
یک اطلاعیه مطبوعاتی چگونه نوشته می‌شود؟
چیزی را که می‌خواهید برای رسانه ها بنویسید در ذهن حلاجی کرده و آن را در قالب زیر بیاورید. به یاد داشته باشید که یک بیانیه مطبوعاتی ضعیف، می‌تواند چهره نادرستی از سازمان شما ترسیم کرده و آن را مخدوش نماید. بهتر است در سازمان خود یک تیم روابط عمومی متخصص بوجود آورید تا این وطیفه را به درستی انجام دهند.
۱)از یک عنوان گیرا و جذاب استفاده کنید.
همانند پست های وبلاگی، شروع یک اطلاعیه مطبوعاتی باید قوی و گیرا باشد. کافی است عنوانی قابل فهم، کوتاه و جذاب برای اطلاعیه بنویسید. به خاطر داشته باشید خبرنگاران روزانه صدها اطلاعیه مطبوعاتی منتشر می‌کنند، به همین دلیل متن شما باید به گونه ای متفاوت از همه‌ی این مطالب باشد تا بتواند خوانندگان را به خواندن نوشته ترغیب کند. بنابراین برای نوشتن تیتر مطلب خود وقت بگذارید.
عنوان بیانیه را کوتاه، جذاب و مستقیم تنظیم کنید. برای تنظیم عنوان، می‌توانید از خبرنگارانی که تصمیم به چاپ بیانیه شما می‌گیرند نیز کمک بگیرید.
۲) خوب و موجز توضیح دهید.
در پاراگراف اول متن باید یک توضیح کلی در مورد سازمان و یا پروژه های مورد نظر خود بدهید. به عنوان مثال می توانید از چگونگی شروع پروژه و دست اندرکاران آن شروع کنید. بدلیل این که خبرنگاران فرصت غربال اطلاعات شما را ندارند باید خودتان اطلاعات را تنظیم کرده و نکات مهم و اساسی را بیان کنید.
۳) از نقل قول ها استفاده کنید.
استفاده از نقل قول مخاطبان همه را تحت تاثیر قرار می دهد. می‌توانید جملاتی را به نقل از ذینفعان شرکت همانند مدیران اجرایی و یا مدیران پروژه بازگو کرده و در متن جای دهید. نقل قول این افراد اهمیت فعالیت‌های سازمان شما را به رخ می کشاند.
۴)اطلاعات ارزشمندی را داخل متن اطلاعیه بنویسید.
اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مخاطب قرار دهید، اطلاعاتی که می‌تواند بازگو کننده دستاوردهای شرکت‌تان باشد. این کار باعث جذابیت متن شده و مخاطبان را ترغیب به خواندن آن می کند.
۵)همه چیز را آشکارا بیان کنید.
به روشنی بیان کنید که شرکت شما چه کاری انجام می‌دهد. لینکی به صفحه اصلی سایت خود بدهید و نوشته خود را مختصر و سر راست بنویسید. از کسی بخواهید تا متن شما را بخواند و نظرش را در مورد آن بگوید. روی ارائه محتوای قابل توجه تمرکز کنید.
در حقیقت نوشته شما نباید از یک صفحه بیشتر باشد. کار شما ارائه‌ی اطلاعات دقیق و مورد نیاز برای رسانه هاست تا آن ها برای شما گزارش و خبر تهیه کنند.
برای نوشتن یک اطلاعیه خبری موثر این نکات را رعایت کنید
نوشتن یک اطلاعیه مطبوعاتی 50 درصد قضیه را حل می‌کند. حال باید تصمیم بگیرید این اعلامیه را از چه طریقی منتشر کنید. می‌توانید این اطلاعیه را از طریق پست های وبلاگی منتشر کنید تا در شبکه های اجتماعی نیز به اشتراک گذاشته شوند.
با رعایت کردن نکاتی که در ادامه آمده است، میزان توزیع اطلاعیه مطبوعاتی خود را بالا ببرید.
۱)روزنامه نگاران خاص را برای انتشار بیانیه خود انتخاب کنید.
به جای اینکه انتشار اطلاعیه‌ی خود را به هر روزنامه نگاری که ایمیلش را پیدا می‌کنید بسپارید، روزنامه نگارانی را پیدا کنید که در ارتباط با حوزه‌ی فعالیت شما، مطلب می‌نویسند.
۲) از آفلاین بودن نترسید.
می توانید اطلاعیه خود را از طریق منابع آفلاین دیگری هم به دست خبرنگاران برسانید.
۳)اطلاعیه خود را یک روز قبل برای روزنامه نگاران بفرستید.
اجازه دهید تا خبرنگاران فرصت کافی برای بررسی اطلاعیه شما داشته باشند.
۴)ساعت مناسبی را برای انتشار اطلاعیه‌ی خود در نظر بگیرید.
محدودیت‌های زمانی رسانهها را در نظر داشته باشید. اطلاعیه‌ی خود را زمانی منتشر کنید که تا حد امکان همراه با بیانیه‌ی شرکت‌های دیگر نباشد.
۵) انتشار این بیانیه را در رسانه ها پوشش دهید.
کار شما با انتشار اطلاعیه مطبوعاتی تمام نمی‌شود. می‌توانید پس از انتشار بیانیه مطبوعاتی ارتباط خودتان را با رسانهها و خبرنگاران حفظ کنید. از آنها بخواهید مطالب دیگری در مورد این اطلاعیه بنویسند.
انسانها در کنترل فکری دگر موجودات