آیا زمان بسیار زیادی را حتی برای انتشار ساده‌ترین خبررسمی صرف می‌کنید؟ اگر شما هم جزو افرادی هستید که وقت زیادی جهت نوشتن خبر یا بازخوردهای آن، اعمال نظر همه افراد، اطمینان از اینکه تمام قواعد آن را رعایت کرده اید و تهیه عناصر مختلف آن شامل تصاویر، فیلم‌ها، عکس محصولات و ... می گذارید خواندن این مقاله را از دست ندهید.

اگر این روند برای شما هم آشناست، مشخص است که جریان کاری خبررسمی شما مشکل اساسی دارد:

  • زمان و پول خود را در صبر کردن برای گرفتن بازخورد هدر می‌دهید.
  • زمانی بیشتر از آنچه برای نوشتن خبر گذاشته‌اید، صرف بحث در مورد ویرایش آن می‌کنید.
  • وقتی را بیهوده برای انجام یا برگرداندن ویرایش‌ها از دست می‌دهید.
  • معمولا نتایج نهایی از نوشته اولیه‌تان بدتر است. شاید همه در داخل مجموعه خوشحال باشند، اما دیگر آن خبر برای روزنامه‌نگاران غیرقابل استفاده شده یا جذابیت ندارد.

چطور می‌توانید این جریان کاری نادرست را اصلاح کنید؟

1.  یادداشتی از استراتژی به اندازه یک پاراگراف تهیه کنید:

قبل از اینکه شروع به نوشتن خبررسمی کنید همه افراد را با هم هماهنگ کنید، این کار در مراحل بعدی به شما کمک می‌کند. یک یادداشت استراتژی باید به 2 سوال پاسخ دهد:

  • هدف این خبررسمی چیست؟
  • استراتژی ما برای دستیابی به آن هدف چیست؟

2. کار را با جمع آوری و تهیه تمام عناصر لازم شروع کنید:

تا دقیقه آخر برای درخواست عناصر تصویری و ویدئویی صبر نکنید. به محض شکل‌گیری ایده‌ای که بتواند به اثربخشی خبر کمک کند، این کار را انجام دهید. اگر معطل کنید باعث می‌شود که در زمان صحیح به آنها دسترسی نداشته و گاه مجبور شوید خبر را بدون این عناصر باارزش منتشر کنید.

3. روند کار برای همه مشخص باشد:

اگر همه بدانند که روی چه چیزی کار می‌کنید می‌توانند به خوبی آن را دنبال کنند. اینجاست که ابزارهای مدیریت پروژه به کار می‌آیند. این ابزارها به دیگران کمک می‌کند تا مراحل کاری که انجام می‌دهید را دنبال کنند.

Trello یکی از ابزارهای بسیار ساده مدیریت پروژه است. با استفاده از آن برگه‌هایی تشکیل دهید که کارهایی که باید انجام دهید (ToDos) را در آن قرار داده و مرتبا به‌روزرسانی‌ کنید. این برگه‌ها شامل آخرین اطلاعات و تغییرات فرآیند کاری شما هستند و بسته به نوع فعالیت از فهرستی به فهرست دیگر منتقل می‌شوند (مثلا از فهرست کارهایی که «باید انجام شوند» به فهرست کارهای «در حال انجام» و سپس کارهای «انجام‌شده»). تمام افرادی که در این کار نقش دارند می‌توانند این اطلاعات را دریافت کنند.

4. وظایف را مشخص و ضرب‌الاجل‌ها را تعیین کنید:

همه ذی‌نفعان فشار اجتماعی ناشی از ضرب‌الاجل‌های مشخص‌شده را احساس خواهند کرد. یک برگه trello همه افراد سهیم، تاریخ تحویل و ... را نشان می‌دهد.

5. بازخوردها را مدیریت کنید:

ایمیل برای ارائه بازخورد نامناسب است. خیلی دشوار می‌توان تغییراتی را بر اساس سه پیام بازخورد مختلف از سه فرد ذی‌نفع متفاوت اعمال کرد. راه دیگر این است که کاری کنیم همه افراد در همان زمان روی آن نسخه کار کنند. Google Drive راه‌حلی عالی و البته رایگان برای آن است. بسته به اینکه چه روشی برای کار کردن را ترجیح می‌دهید، می‌توانید به ذی‌نفعان این امکان را بدهید تا ویرایش متن را شروع کنند و یا اینکه بتوانند نظراتی را به نوشته شما اضافه کنند. اگر تعداد ذی‌نفعان خیلی زیاد باشد، بهتر است اجازه ندهید اصل متن را تغییر دهند.

مانند یک فایل متنی گوگل که همه می‌توانند با همکاری هم روی آن کار کنند.

6. یک «نسخه آزمایشی برای انتشار» از خبر رسمی خود تهیه کنید:

این عبارت، لفظی است که در مورد توسعه نرم‌افزارها به کار می‌رود و نشان‌دهنده نسخه‌ای از نرم‌افزار است که آمادگی برای عرضه دارد، نسخه نهایی شده است، قالب و شکل آن مشخص شده و عناصر لازم نیز در آن گنجانده شده‌اند.

تیم شما فرصت دارند نظرات خود را در مورد نسخه آزمایشی خبر تا زمان خاصی ارائه کنند. این نسخه آزمایشی، تقریبا نهایی شده است، بنابراین احتمالا این تغییرات جزئیات کوچک خواهند بود. اگر کسی بخواهد کاملا آن را عوض کند: 1- باید از یادداشت استراتژی (که آنها هم امضا کرده‌اند) استفاده کنند تا متقاعد شوند این کار را نکنند، 2- باید ضرب‌الاجل را به تعویق بیندازند.

اگر می‌خواهید این خبررسمی را روی یک اتاق خبرآنلاین منتشر کنید، مطمئن شوید که با فاصله زیادی تا ضرب‌الاجل تمامی مطالب را روی آن قرار دهید. همه باید نسخه اینترنتی خبر را دیده باشند. اگر از یک راه‌حل نرم‌افزاری مانند اخباررسمی برای انتشار آنلاین خبر رسمی خود استفاده می‌کنید، می‌توانید بعد از تنظیم کردن همه قسمت‌ها، قبل از انتشار خبر یک لینک خصوصی را به تمام ذی‌نفعان ارسال کنید.

۷. زمان را هدر ندهید

به روش‌های مختلفی که می‌توانید جریان کاری خبر‌رسمی خود را بهبود و پیشرفت دهید فکر کنید. ابزارهای کمکی بسیاری هستند که در صرفه‌جویی هزینه و زمان به شما کمک می‌کنند. یک جریان کاری بهینه‌شده، منجر به افزایش کاربرد و ارزش خبری خبررسمی شما هم می‌شود. 

اگر تا به حال یک خبر رسمی منتشر نکرده اید، می‌توانید همین امروز در اخبار رسمی ثبت نام کنید. ما به شما در تهیه خبر و توزیع آن در بین رسانه های کشور کمک می کنیم.