برای اینکه خبر رسمی شرکت شما دیده شود چه باید کرد؟
همانطور که می دانیم، روش‌های مورد استفاده مردم برای کسب اطلاعات تغییر یافته است. امروزه این فرآیند شامل یک جستجوی سریع در اینترنت و یافتن لینک‌ها، مطالب، مراجع و گفت‌وگوهایی است که توجه فرد را به خود جلب می‌کنند و با حجم وسیعی از این مدل اطلاعات در این فضا مواجه می‌شود. لذا باید کاری کنید که در میان این دریای عظیم اطلاعات، مخاطبین شما ببینند.
برای اینکه در میان این انبوه اطلاعات دیده شوید باید برای دو دسته از مخاطب‌ها بنویسید:
1- افرادی که محصولات و خدمات تجارت شما را جستجو می‌کنند.
2- موتورهای جستجو که مطالب شما را یافته و به دست آن افراد می‌رسانند.
خبرهای رسمی آنلاین این ویژگی را دارند که می توانند در انجام هر دوی این اهداف به شما کمک کنند.
ابتدا یک تعریف: «خبر رسمی» چیست؟
منظور از خبر رسمی یا همان Press Release، خبری است که شرکت شما آن را با هدف اطلاع رسانی مخاطبان منتشر می کند و در اختبار رسانه ها و خبرنگاران قرار می دهد. خبرنگاران و رسانه‌ها با توجه به حوزه خبری خود و جذابیت این خبر برای مخاطبان خود، تصمیم می‌گیرند که این خبر را در رسانه خود منتشر کنند یا نکنند. در واقع برای درک آن بهتر است ببینیم «خبر رسمی» چه چیزی نیست؟ خبری که یک رسانه و یا خبرنگار در مورد شما نوشته و آن را منتشر کرده است، خبر رسمی نیست و در واقع الزاما ممکن است مورد تایید شما هم نباشد. برای اینکه بتوانید به سادگی این گونه اخبار را خودتان به دست رسانه‌ها برسانید و بازتاب‌های خبری آن را ببینید، می‌توانید از پلتفرم «اخبار رسمی»، که اولین سیستم هدفمند توزیع خبر رسمی در ایران است، استفاده کنید. (ثبت‌نام رایگان) (مشاهده نمونه خبرهای رسمی)
تجربه نشان داده است که برای رسیدن به موفقیت باید درک صحیحی از نحوه نوشتن یک خبر یا خبر رسمی داشته باشید. در ادامه به ارائه نکاتی کلیدی و دسته ای از بایدهای خبر رسمی می پردازیم که شما را در نوشتن یک خبر رسمی حرفه‌ای، مختصر اما قوی یاری می‌کنند.
قوی شروع کنید: تنها چند ثانیه فرصت دارید که توجه خواننده را به خود جلب کنید، پس لازم است که با شروعی قوی آن را بدست آورید. بنابراین باید تیتر، لید و پاراگراف اول، مطالب اصلی خبر را به روشنی بیان کنند. بقیه خبر باید به جزئیات بپردازد.
خودتان را معرفی کنید: اگر منبع اطلاعاتی خبر رسمی‌تان را در همان چند پاراگراف اول مشخص نکنید، ممکن است ارزش تبلیغاتی که خبرتان می‌تواند ایجاد کند را از دست بدهید.
حرفه‌ای بنویسید: اگر خبر رسمی شما شامل عبارات و اصطلاحات عامیانه و یا علامت تعجب‌های متعدد باشد، این احتمال وجود دارد که آن را به چشم یک تبلیغ نگاه کنند تا اینکه یک خبر رسمی به نظر برسد. این امر به اعتبار خبر لطمه می‌زند. حتی شاید از این هم بدتر باشد و یک ناشر رسانه خبر شما را بدون اینکه اصلاح و تغییری در آن ایجاد کند برای دسته وسیعی از مخاطبان ارائه کند.
محدود کردن اصطلاحات تخصصی: بهترین راه برای برقرار ارتباط با مخاطب، بیان شفاف مطالب با استفاده از زبان ساده و روان است. استفاده از لغات تخصصی و اصطلاحات فراوان منجر به کم شدن جمعیت خوانندگان شما می شود.
اطلاعاتی که ارائه می‌دهید آگاه کننده و به موقع باشند: به مخاطبان خود فکر کنید. آیا در نظر دیگران هم مطلب شما جالب است؟ به این سوال پاسخ دهید که "چرا دیگران باید به آن اهمیت دهند؟" مطمئن شوید که خبر رسمی شما شامل اطلاعاتی است که از نظر زمانی مناسب و به موقع باشد، منحصر به فرد بوده، چیزی جدید یا غیرعادی را بیان کند و اطلاعاتی کاربردی و مفید را به مخاطب ارائه کند. به عبارت دیگر، صرفا آن را به یک آگهی برای تجارت‌تان تبدیل نکنید.
از کلیشه‌ها دوری کنید: هیچ کس به مطالب تکراری و کلیشه‌ای توجه نمی کند. مخاطبان شما هم همینطور. از عباراتی مانند "پول خود را هدر ندهید" یا "خدمات مشتریان بی نظیر" برای اعلام یا توضیح خبر خود استفاده نکنید. بلکه روی جنبه‌هایی از خبر رسمی خود تمرکز کنید که شما را از دیگران متمایز می‌کند.
دیدگاه مناسبی را انتخاب کنید: مطمئن شوید که خبر رسمی تان جذابیت و گیرایی خوبی دارد. اگر مطلبتان را به رویدادهای کنونی، تحقیقات اخیر، موضوعات داغ و اجتماعی پیوند دهید، می تواند اهمیت، فوریت و مرتبط بودن را برای خبرتان ایجاد کند.
از فایل‌های چند رسانه‌ای و سایر قابلیت‌ها استفاده کنید: خبرهای رسمی می توانند با تصویر، ویدیو، لینک و دیگر عناصری همراه شوند که توجه خوانندگان را جلب کند و خبر شما را برجسته کند. برای مثال می توانید تصاویری مانند لوگو، چهره افراد، محصولات، فایل‌های صوتی و ویدیویی و یا PDF یا هر اطلاعات اضافی دیگری را هم به خبرتان پیوست کنید تا آن را تکمیل کند. استفاده از متن پیوندی و لینک برای هدایت خوانندگان به سایت شما این اطمینان را می دهد که هم وب سایت و هم کلیدواژه‌های اصلی تان، بصورت همزمان در خبر رسمی تان مورد تبلیغ و توجه قرار می گیرند.
راه حل را نشان دهید: با استفاده از مثال های عینی و حقیقی نشان دهید که شرکت یا سازمان تان چگونه یک مشکل را حل کرده است. مشکل را مشخص کنید و نشان دهید که چرا راه حل شما راه حل صحیح است. مثال بزنید.
از ابراز موفقیت خود نهراسید: خبرهای آنلاین و نشر خبرهای رسمی، راهی موثر و موفق برای ایجاد وضعیت حرفه‌ای و شغلی هستند. اگر شرکت شما به یک موفقیت دست یافته است، سالگردی را جشن گرفته است، رئیس جدیدی را استخدام کرده، رشد چشمگیری داشته و یا جایزه ای را کسب کرده است، به همه جهان بگویید که چه کاری را درست انجام دادید. یا می توانید یک خبر رسمی منتشر کنید که شامل نکات و یا راهنمایی در حوزه تخصصی‌تان باشد.
همه رازها را لو ندهید: اگر اکنون در حال راه اندازی تبلیغات جدیدی هستید، به خوانندگان خود اطلاع دهید که برای کسب اطلاعات بیشتر به کجا می توانند مراجعه کنند. لینک‌هایی را در خبر رسمی تان قرار دهید که مستقیما به صفحه مذکور در وبسایت تان برود و خوانندگان بتوانند مشخصات و و جزئیات خبرتان را مشاهده کنند و در موردش تصمیم بگیرند. اگر هیچ دلیلی برای کلیک روی لینک‌ها و رفتن به سایت برایشان ارائه نکنید، لزوما اینکار را نخواهند کرد.
به حقایق توجه کنید: واقعیت را بگویید. از اضافه گویی و اطلاعات غیرکاربردی و مبالغه بپرهیزید. اگر خودتان احساس می کنید که خبر رسمی تان کمی اغراق آمیز و دور از واقعیت است، به احتمال زیاد خوانندگان تان نیز همین فکر را دارند.
از جملات قوی استفاده کنید: استفاده از فعل های قدرتمند روح و جان تازه ای به خبرتان می دهد. به عنوان مثال بجای اینکه بنویسید "وارد شراکت شد" ، از "شریک شد" استفاده کنید. از بکار بردن افعال قوی نهراسید. مثال جمله " کمیته مخالفت شدیدی درباره حادثه نشان داد" را اگر این جمله تغییر دهید بهتر خوانده می شود: "کمیته از بروز این حادثه به خشم آمد".
جملات تان را کوتاه تر کنید: مختصر بگویید. گاهی رخ می‌دهد که موتورهای جستجوی خبری، خبرهایی که تیترهای طولانی، فهرست های بلند بالا یا تعداد لغات بالایی دارند را رد می کنند. صفات غیر ضروری و عبارات اضافی مانند "امتیاز اضافی" یا "برای اولین بار" را حذف کنید.
خبرتان را ویرایش کنید: بجای اینکه خبر رسمی‌تان را مستقیما در صفحه نوشتن آنلاین خبر وارد کنید، آن را در یک فایل Word یا فایل متنی دیگر بنویسید تا بتوانید از آن پرینت بگیرید، ویرایش کنید، بازنویسی کنید و بار دیگر ویرایش و بازبینی کنید. هر قدر زمان بیشتری برای درست انجام دادن این کار صرف کنید، تاثیری که شرکت تان روی جهان می گذارد بهتر و بیشتر خواهد بود.
با به کارگیری این نکات، حال نوبت توزیع مناسب اخبار شما در سطح رسانه‌ها و رساندن آنها به خبرنگاران مرتبط با حوزه کار شماست. برای این امر پلتفرم روابط عمومی و توزیع خبر «اخبار رسمی»، با سامانه توزیع هدفمند خود در خدمت شماست تا اخبار خود را به دست هزاران خبرنگار و رسانه کشور برسانید. برای استفاده از این پلتفرم می‌توانید به سادگی ثبت نام کنید.
