اصلی ترین مبحثی که باید در برگزاری یک کنفرانس خبری به آن توجه داشت این است که بدانیم چه اطلاعاتی مهم است و این اطلاعات باید به چه شکل به رسانه ها ارائه شود ؟ کنفرانس خبری این فرصت را برای شرکت ها و سازمان های تحت قرار داد اخبار رسمی ایجاد می کند که در رسانه های جمعی همچون روزنامه ها و خبرگزاری ها دیده شوند و پیام خودشان را مستقیم به مشتریان منتقل کنند. اهمیت برگزاری یک نشست خبری تنها در این نیست که شما جمعی از اهالی رسانه را دور هم جمع کنید و مسئله ای درباره شرکت و سازمان خودتان مطرح کنید. مهم آن است که دنیای بیرون از محیط کار شما با پلی به نام رسانه به شما وصل می شود و این امکان را به شما می دهد که اخبار خودتان را به تازه ترین و استاندارد ترین حالت ممکن به گوش جامعه برسانید. پس طبیعتا نوع و شیوه برگزاری آن می تواند  بر اعتبار شرکت و سازمان شما تاثیر به سزایی داشته باشد.

 

ملزمات ایجاد یک کنفرانس خبری

 

• ارتباط با رسانه ها و خبرنگاران: توجه داشته باشید که حفظ ارتباط با دنیای رسانه و خبر، از ملزمات دوام هر صاحب خبری است. برگزاری کنفرانس خبری تنها یک فرصت برای حفظ دوام این ارتباط است و پیش و پس از برگزاری آن نباید این ارتباط قطع باشد.

• تعیین زمان و مکان برگزاری نشست خبری: پیش از برگزاری کنفرانس اهالی رسانه از زمان و مکان برگزاری آن با خبر می شوند. حتما باید دعوت نامه ای کتبی و رسمی به خبرنگاران ارسال شود و آن ها را چند روز پیش از نشست خبری از جلسه مطلع کرد.

• تشکیل یک جلسه درون سازمانی:  آماده شدن برای سوال های احتمالی خبرنگاران و آمادگی هر چه بیشتر برای برقراری نظم در جلسه از ملزومات برگزاری هر نشست خبری است که باید از سوی برگزار کننده و صاحبان خبر صورت گیرد. هر گونه بی برنامگی و هیجان غیر ضروری به آرامش و اعتبار جلسه آسیب می زند.

•  روشن و مشخص شدن اهداف: آماده بودن صاحبان خبر برای هر گونه سوال و نقد و پیشنهاد نه تنها تسلط آنان به کار و حرفه شان را نشان می دهد بلکه اعتماد خبرنگاران را نیز بیشتر جلب می کند. 

 

امکاناتی که برگزاری یک کنفرانس خبری در اختیار شرکت ها و سازمان های تحت قرار داد آژانس رسانه اخبار رسمی می گذارد:

 

• فرصتی برای مطرح کردن مشکلاتی که در مسیر کار و حرفه شما وجود داشته است اما شما از پس آن ها برآمده اید.
• پوشش گسترده رسانه ای خواهید داشت.
• امکان فرستادن پیام به مسولین تصمیم گیرنده در سطوح حقوقی/ قانونی و دولتی پیدا می کنید.
• امکان جذب مخاطبان بیشتری را خواهید داشت.
• توانایی اعضای شرکت / اداره و یا سازمان خودتان را توسعه و ارتقا می دهید و در واقع خودتان را محک می زنید و یازتاب آن را در محیط رسانه ای میبینید.
• استحکام و قدرت گروه کاری خود را به نمایش می گذارید و ازین طریق مشتریان و مخاطبان, شما را نزدیکتر به فضای ذهن و زندگی خود احساس می کنند.

 

توجه داشته باشید که اهداف و برنامه های شما باید به شکلی در نشست های خبری مطرح شود که " ارزش خبری " داشته باشد تا هم بازتاب مناسبی در رسانه ها پیدا کند و هم مخاطبان شما طیف مشخصی از  دیدگاه های شما را دنبال کنند.اخبار رسمی برای چگونگی و تدوین اهداف همراه شما خواهد بود.

 

قدم های اصلی برای تنظیم کردن کنفرانس خبری:

الف: اخباری که ارائه می شود باید پیش از این فاش نشده باشد به طوری که مشتریان و مخاطبان شما برای اولین بار با آن رویداد مواجه شوند و تا پیش از برگزاری نشست خبری از سوی رسانه ها هرگز منتشر نشده باشد.

 

ب: در مورد پیامی که قصد دارید رسانه ها دریافت و منتشر کنند از پیش تصمیم بگیرید. آژانس رسانه اخبار رسمی در این تصمیم گیری و هدف سازی به شما کمک می کند تا هیچ شبهه ای برای خبرنگاران رسانه پیش نیاید.

 

ج: دورنمایی از خواسته هایتان را مشخص کنید. این دور نما می تواند در ارتباط با تصمیم گیرنده های بزرگ ( حقوقی / قانونی و... ) و یا کمک هایی که مردم می توانند انجام دهند و یا زمان , مکان , وقت و مختصری از فعالیت های آتی شما باشد که در برنامه کاری خود قرار داده اید. هر چه شما دقیق تر و منظم تر عمل کنید خبرنگاران و نمایندگان رسانه ها بازتاب مثبت و موفق تری از شما خواهند داشت.

 

در پایان باید تاکید داشته باشیم که برگزاری کنفرانس و نشست های خبری ممکن است در ظاهر مقوله ای ساده و پیش پا افتاده باشد اما در باطن و حقیقت یک بلندگوی رسانه ای محکم و مشخص است که صدای شما را به مشتریان و مخاطبان شما می رساند و به شما این امکان را می دهد که بازتاب اهداف و چشم انداز های کاری و حرفه ای خود را بهتر به نمایش بگذارید.