چگونه یک خبر رسمی خوب تهیه کنیم: قالب ۵ گانه هر خبر حرفه ای

یک خبر رسمی (پرس ریلیز) سندی است که در بردارنده اطلاعاتی، با ارزش خبری کافی در باره یک کسب و کار است. خبر رسمی یک متن تبلیغاتی نیست. خبر رسمی یک مقاله شبیه مقالاتی که ممکن است هر کسی در روزنامه ها و مجله ها مطالعه کند نیست. خبر رسمی یک وسیله ارتباطی موجز و ساده است که به وسیله ایجاد جذابیت های رسانه ای با مخاطب ارتباط برقرار می کند و در باره رویدادهای قابل ملاحظه مرتبط با یک کسب وکار و درباره وضعیت های خاص آن اطلاع رسانی می کند.

یک خبر رسمی می تواند در بردارنده مسائل و مفاهیم بسیاری باشد، از اطلاع رسانی درباره یک ادغام با اهمیت بین دو شرکت گرفته تا یک استخدام جدید در شرکت، رونمایی از یک محصول جدید و یا یک محتوای فنی که توسط یکی از متخصصین شرکت تهیه شده باشد.

در نظر داشته باشید که یک خبر رسمی برای ارسال به رسانه ها تدارک دیده می شود. از این رو، هر چند این مساله اصلا تضمین شده نیست اما به هرحال این آرزوی هر کسی است که خبر رسمی ارسالی از سوی او وقتی در دست یک رسانه قرار می گیرد نوعی از پوشش خبری را برای وی به ارمغان بیاورد و به نوعی یک توجه مضاعف از سوی مخاطبان را به همراه داشته باشد.

به این دلیل است که گفته می شود تهیه و ارسال یک خبر رسمی فقط قدم اول و بخش کوچکی از یک فرایند بزرگتر در قالب روابط عمومی است.

اگر به دنبال یک پوشش ریشه دار و گسترده هستید، لازمه آن وجود یک ارتباط قوی تر بین شما و رسانه های گروهی، شما و صنف تان و شما و گروه شغلی تان است. خبر رسمی وسیله ای است که می تواند در این فرایند، نقش کاملی را ایفا نماید.

حال که دانستیم یک خبر رسمی وسیله ای برای جلب توجه رسانه های گروهی است، پس بهتر است به بررسی رئوس کلی مطالبی بپردازیم که برای نوشتن یک خبر رسمی تاثیرگذار باید در نظر داشت.

در یکی از مقالات گذشته ام به عناصری که یک خبر باید در خود داشته باشد تا بتوان به آن «خبر دارای ارزش خبری» اطلاق کرد به طور مفصل پرداخته ام. اکنون لازم است روی بخش های اصلی تشکیل دهنده یک خبر رسمی و در واقع بر روی قالب شکلی آن تمرکز کنیم. البته شرکت هایی که اخبار خود را از طریق سایت اخبار رسمی منتشر می کنند و یا به تحریریه آن سفارش تولید خبر می دهند، بسیاری از این عناصر به طور خودکار در ساختار خبر لحاظ شده و بخش هایی هم توسط نرم افزار سایت، به خبر ملحق می شوند.

ساختار کلی و قالب شکلی تهیه یک خبر رسمی

دو خبر رسمی از یک شرکت هرگز نباید مثل هم باشند، اما در عین حال لازم است که همه اخبار عناصر مشابهی را در برداشته باشند. وقتی که چیزی ارزش آن را داشته باشد که برای آن یک خبر تهیه کنیم، بهتر است آن را به نحو احسن انجام دهیم.
همه خبرها باید در بردارنده تیتر، تاریخ، مقدمه، متن اصلی، محتوای بنیادین و همین طور اطلاعات تماس باشند. حالا اجازه دهید این عناصر اصلی را یک به یک بررسی کنیم:

۱- تیتر در خبر رسمی

تیتر یا عنوان خبر، به خاطر موقعیت و برجستگی خاصی که دارد اولین چیزی است که رسانه ها و مخاطبین، هنگام مواجه با خبر رسمی آن را مطالعه می کنند. خیلی از مردم و حتی بسیاری از خبرنگاران فقط در مواجهه با تیتر و با تکیه بر آن تصمیم می گیرند که یک خبر را مطالعه کرده و یا از آن رد شوند. به این خاطر، تردیدی نیست که تیتر مهم ترین بخش خبر رسمی به شمار می رود.
یک تیتر خوب به همان اندازه می تواند در جلب توجه مخاطب موثر باشد که یک متن و محتوای سرشار از اطلاعات می تواند چنین کند.
اطلاع از اهمیتی که تیتر برای یک خبر رسمی دارد باعث می شود خیلی از افراد برای جلب توجه مخاطب و خوانده شدن خبر رسمی شان، به نوشتن تیترهای هیجانی و شورانگیز روی بیاورند. اما باید دانست که چنین کاری یک اشتباه فاحش است.
بهترین تیترها آن هایی هستند که در عین سادگی، ساختار تک جمله ای دارند و خاستگاه و هدف یک خبررسمی را توضیح می دهند.
اگر اطلاعات و محتوای یک خبر رسمی به اندازه کافی دارای ارزش خبری باشد، به خودی خود می تواند مخاطب خود را پیدا کند.
نیازی به احساساتی شدن نیست! اگر شما در مهارت های مربوط به تهیه و انتشار خبررسمی پشرفته باشید، قادر خواهید بود در عین حال که جذاببیت های موضوعی خبررسمی خود را حفظ می کنید، به شکل هنرمندانه و ظریفی جذابیت های الحاقی دیگری را هم به آن اضافه کنید.

۲- زیر تیتر در خبر رسمی

بعضی ها یک زیر تیتر به خبر خود اضافه می کنند. زیر تیتر یک جمله اضافی است که جزیئات دیگری از ارزش های خبری را به خبررسمی اضافه می کند. زیر تیتر به همراه تیتر، هدف مشترکی را دنبال می کند. این جمله اضافی، به تیتر کمک می کند که با ایجاد جذابت های مضاعف، حلقه اتصال بین خبر رسمی و رسانه مخاطب محکم تر شده و یا حلقه ایجاد شده توسط تیتر به وسیله زیر تیتر تقویت شود.
نکته بسیار مهم درباره زیر تیتر این است که زیر تیتر نباید عناصر اصلی و محتوای مرکزی که قرار است در پاراگراف ابتدایی خبر (لید) ارائه شود را لو دهد.

۳- پاراگراف آغازین (لید) در خبر رسمی

پاراگراف ابتدایی بعد از تیتر، دومین عنصر مهم و حیاتی در ساختار یک خبر رسمی است. پاراگرف اولیه نیز درست مانند تیتر، ماموریت دارد با ارائه اطلاعات و جزئیات مهمی از رویداد مورد نظر، توجه مخاطب را جلب کرده و آن را در جریان و پروسه مطالعه خبر رسمی نگه دارد.
شاید بتوان این طور گفت که پاراگراف اولیه حکم یک خلاصه مفید و مختصر از کلیات محتوای خبر رسمی را دارد.

۴- بخش اصلی در خبر رسمی

بخش اصلی خبر رسمی یا Body، شامل پاراگراف هایی است که شاکله اصلی خبر رسمی را تشکیل داده و خوراک اصلی خبری را به مخاطب ارائه می کنند.
در این بخش به طور متعارف، سه یا چهار پاراگراف قرار دارد که در نهایت اطلاعاتی را به خواننده منتقل می کند. به وسیله این اطلاعات خواننده متوجه می شود خبررسمی مورد نظر در باره چه چیزی سخن می گوید.
توجه به این مساله بسیار مهم است که هر پاراگراف باید بر مبنای پاراگراف های قبلی خود بنا نهاده شود. در عین حال تمام پاراگراف های یک خبر رسمی باید در کلیت خود بتوانند ساختار کلی خبر رسمی، اعم از تیتر و پاراگراف اولیه را پشتیبانی کنند.

۵- درج تاریخ و اطلاعات تماس در خبر رسمی

تاریخ گذاری در خبر رسمی یکی از ساده ترین عناصری است که به سادگی توضیح می دهد یک خبر رسمی چه زمانی و از کجا نشات گرفته است. این مساله برای یک خبر رسمی بسیار مهم است.
درج تاریخ باید در ابتدای خبر رسمی صورت گیرد، یعنی قبل از این که محتوای اصلی خبر رسمی شروع شود، اطلاعات تماس در آن ذکر می شود. اطلاعات تماس، علاوه بر تاریخ، شامل اطلاعاتی از قبیل شهر، استان، و ساعتی است که خبر رسمی منتشر شده است.
برای ترکیب بندی بخش اطلاعات تماس، قواعد و مختصاتی در اخبار منتشره در سایت «اخبار رسمی» وجود دارد اما فعلا همین قدر بدانیم که باید در خبر رسمی نام شهر نام استان و سهل الوصول ترین راه دسترسی به محل شرکت قید شود. از نظر زمانی، بخش اطلاعات تماس باید آخرین ملحقاتی باشد که به خبر رسمی اضافه می شود.
اطلاعات ارائه شده در قالب اطلاعات تماس باید تا جایی که ممکن است متکی به راه های تماس شخصی باشد و برای مثال به تلفن های گویا و سانترال شرکت مرتبط نباشد. (در مورد اهمیت و ضرورت قرار دادن اطلاعات تماس در هر خبر رسمی، به تفصیل در مقاله «چهار بخش حیاتی خبر رسمی» به آن پرداخته ام)
اطلاعات تماس باید مربوط به کسی باشد که بتواند از جانب شرکت به خوبی سخن بگوید. کسی که بتواند به هرسوال ممکن که از جانب خبرنگاران مطرح می شود پاسخ دهد.
بهترین حالت این است که اطلاعات تماس شامل این موارد باشد: نام، سمت، شماره تلفن، آدرس ایمیل، و وب سایت کمپانی.

تیم تحریریه آژانس رسانه اخبار رسمی امیدوار است بتواند به وسیله استانداردهای خبری تنظیم شده خود، به ارتقاء دانش خبرنویسی در کشور کمک کند و انتشار خبرهایی استاندارد و با کیفیت بر روی سایت اخبار رسمی، نمونه ای از یک تلاش موفق برای استانداردسازی موفق در این امر باشد. لطفا نظرات و سوالات خود را در مورد این مقاله و سایر مطالب آموزشی در قسمت کامنت ها قرار دهید و برای دریافت مقالات بیشتر در خبرنامه اخبار رسمی ثبت نام کنید.