چهار بخش حیاتی که باید در اخبار شرکتتان قرار دهید

تصور کنید از یک اتفاق شرکتتان مثلا تولید محصول جدید و یا حضور در یک نمایشگاه، خبری تهیه کرده اید و از نظر شما آماده ارسال به خبرنگاران، رسانه ها و سایر مخاطبین است. کمی دست نگه دارید! چون هنوز احتمالا اطلاعات ذی قیمتی وجود دارد که فراموش کرده اید در متن «خبر رسمی» خود بگنجانید. 

تولید و ارسال «خبر رسمی» که در اصطلاح انگلیسی به آن «پرس ریلیز» (Press Release) یا «نیوز ریلیز» (News Release)، اطلاق می شود ظرافت های خاص خودش را دارد. از آنجا که در ایران تا یه امروز مجموعه ای به طور رسمی و حرفه ای این سرویس را برای جامعه تجاری ارائه نداده بود، بسیاری از مفاهیم و روش های این امر نیز ناشناخته مانده است که ما در آژانس رسانه «اخبار رسمی»، به عنوان اولین مجموعه تخصصی تولید و توزیع محتوا در ایران تلاش داریم در این زمینه آموزش های لازم را ارائه نماییم.

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که اغلب اوقات از این که خبر ارسالی تان برای خبرنگاران و رسانه ها، حاوی بازخوردی جدی نیست تعجب کرده اید. واقعا دلیلش چیست؟ در یکی از مقالات قبلی دوست متخصصم «مجید کثیری» در همین وبلاگ، با عنوان «شکست روابط عمومی ها: پنج دلیلی که اخبار شرکت ها به جای رسانه ها راهی سطل زباله می شوند» به برخی از این دلایل به طور عمقی پرداخته است اما در این مقاله می خواهم به مفاهیم ساده تری اشاره کنم: به نظر من دلیل این عدم توفیق این است که برخلاف آن چه تصور می کنیم، متن ما هنوز کامل نشده است!

در ادامه چهار نکته اساسی و حیاتی را مطرح خواهیم کرد که در تهیه و ارائه «خبر رسمی» کاملا حیاتی هستند و همین نکات اغلب اوقات از سوی شرکت های تهیه کننده و ارسال کننده «اخبار رسمی» به فراموشی سپرده می شود.
به عقب برگردیم و برخی از «خبر رسمی» هایی را که پیش از این تهیه و ارسال کرده اید را از نظر بگذرانید و ببینید آیا نکاتی را که در ادامه این متن به آن اشاره خواهیم کرد، نادیده گرفته نشده است؟ برگشت به عقب و بررسی متن های قبلی می تواند یکی – دو ایده الهام بخش به شما بدهد.

اما چهار نکته ای که باید به شما یادآور شویم این ها هستند:

۱: در متن «خبر رسمی» حتما لینک وب سایت خود را قرار دهید:
در عصر ما، روابط عمومی به فضای مجازی متکی است. حتی اگر شما خبرتان را به وسیله سیستم پست سنتی به روزنامه ای که بیش از یک قرن از فعالیت آن می گذرد ارسال کرده باشید، باز هم خبرنگاران و سردبیر آن روزنامه علاقه مند خواهند بود سری به سایت شما بزنند و در متن «خبر رسمی» ارسالی شما دنبال لینک وب سایت و سایر اطلاعات تماس خواهند گشت.
بنابر این، متن خبر باید حتما حاوی لینک سایت شما باشد و چه بهتر که این لینک، مخاطب را به بخش جدایی از سایت ارجاع دهد که صرفا اطلاعات بیشتری در مورد آن خبر در آن وجود دارد و نه صفحه اول سایت شما، چون در آن صفحه مجزا آنها خواهند توانست اطلاعات اضافی مورد نظرشان را در زمان کمتری و در یک جا به دست آورند. در این صفحه علاوه بر اطلاعات بیشتر و شواهد و مستندات، می توانید عکس های با کیفیت تری در مورد خبرتان قرار دهید تا خبرنگار بتواند از آن در متن خبری که برای رسانه خود تنظیم می کند استفاده کند.

۲: نقل قول ها را فراموش نکنید
نقل قول ها بهترین چاشنی هایی هستند که می توانند یک خبر شرکتی را جذاب تر و دلنشین تر کنند. خوانندگان دوست دارند بدانند سایر آدم ها درباره موضوعی که درباره آن می خوانند چطور فکر می کنند. اگر یکی، دو جمله از افراد مهم شرکت خود یا کارشناسان را در متن پرس ریلیز هایتان بگنجانید خبر را باورپذیرتر و جذاب تر خواهید کرد و قالب خبر را از اخبار مشابه سایر شرکت ها متمایز می کند زیرا دیدگاه افراد منحصر به فرد است. مثلا داشتن جمله «حمید رضایی، مدیر توسعه برند شرکت افق در رابطه با رونمایی از این محصول گفت: .... » می تواند اثری فراتر از انتظار به همراه داشته باشد.
داشتن نقل قول همچنین می تواند به خبرنگاران نشان دهد که مدیران شرکت، کارشناسانی قابل اعتماد و اتکا هستند که می توان به حرف آنها استناد کرد و در ضمن باعث می شود افراد با یک عنصر انسانی در پشت خبر ارتباط برقرار کنند که خبر را از قالب یک متن خشک و بی روح از یک شرکت خارج می کند.
بنابراین اطمینان حاصل کنید نقل قول هایی از یکی از مدیران اجرایی شرکت یا یکی از متخصصین صنعتی که شرکت در آن فعال است در خبر ارسالی درج شده باشد. البته در استفاده از اسامی افراد از عرف رسانه ها تبعیت کنید. مثلا به جای «جناب آقای رضایی، مدیر عامل محترم شرکت در این رابطه افزودند: ... »، از جمله «حمید رضایی، مدیر عامل این شرکت افزود: ... » استفاده کنید.

۳: درج کردن اطلاعات تماس برای رسانه ها
اطمینان حاصل کنید «خبر رسمی» شما حاوی بخش «اطلاعات تماس» برای رسانه ها باشد. تصور کنید خبرنگاری متن شما را در ایمیل خود باز کرده و در حال خواندن است. در همین لحظه وی می بایست در یک مضیقه زمانی، خبری را برای صفحه امروز خود در روزنامه تهیه کند و خبر شما توجه وی را جلب می کند. به همین دلیل لازم می بیند فورا با مراجعه به بخش اطلاعات تماس خبر، با شما تماس بگیرد و اطلاعات بیشتری از سازمان شما به دست آورد. اگر خیلی ساده و به صورت سهل الوصول این امکان تماس را در اختیار خبرنگار قرار نداده باشید، انعکاس خبر خود را در رسانه او فراموش کنید، موضوع تمام شده است. چون خبرنگار مورد نظر، فورا متن شما را کنار گذاشته و خبر دیگری را از اینباکس ایمیل خود باز خواهد کرد. 

در یک سناریوی دیگر، تصور کنید رسانه ای با خواندن متن «خبر رسمی» شما تمایل داشته باشد با یکی از عضای هیات مدیره و یکی از کارشناسان صنعت و حوزه فعالیت شما مصاحبه ای اختصاصی ترتیب دهد، در این صورت اگر نتواند به راحتی به فرد مسئول در شرکت شما دسترسی یابد و بخش ارتباط با رسانه شما قوی و فعال و کارآمد نباشد، اطمینان داشته باشید یک فرصت رسانه ای بی نظیر را از دست داده اید. فراموش نکنید فضای فعالیت در رسانه ها با سرعت بالایی جریان
دارد و معمولا خبرنگاران خیلی زود از روی سوژه هایی که در برابرشان است عبور می کنند و سراغ سوژه های دیگر می روند.

نتیجه نهایی:
بدون درج نام، شماره تلفن یا آدرس ایمیل در متن « خبر رسمی» شما حتما یک فرصت رسانه ای خوب را از دست خواهید داد. کافیست در انتهای خبرتان این جمله را درج کنید: «راههای تماس برای اطلاعات بیشتر: » و در آن انواع مختلف راههای تماس را قرار دهید و حتی آمادگی پاسخگویی در ساعات غیر اداری را داشته باشید و آرزو کنید که خبرنگاران بسیاری در هر ساعت از شبانه روز برای دریافت اطلاعات بیشتر با شما تماس بگیرند. به همین دلیل است که ما در اخبار منتشر شده مان در سایت «اخبار رسمی»، قرار دادن اطلاعات تماس را برای منتشر کنندگان خبر الزامی کرده ایم.

۴: روی تیترتان وقت کافی صرف کنید
اگر تیتر «خبر رسمی» نامطلوب و غیر جذاب باشد، هیچ کس علاقه ای به خواندن باقی مطلبتان نخواهد داشت.
بدتر اینکه تیتر خبر ارسالی شما غلط املایی و نگارشی داشته باشد، و در این صورت موضوع را به کلی فراموش کنید، فرصت را از دست داده اید! چون لحظه بعد، مخاطب شما خبر دیگری را در اینباکس خود باز خواهد کرد.
برای تهیه کردن یک تیتر مناسب وقت صرف کنید و تیتری انتخاب کنید که موجز و زیبا باشد و در عین حال خیلی مینی مالیستی و انتزاعی از آب در نیاید. در تیتر نباید از ایهام و ایجازها و تشبیهات استفاده کنید. اینگونه تیترها مخصوص خبرهای شرکتی نیست. تا جای ممکن باید ارزش خبری رویدادی که برای آن خبر تهیه کرده اید را در تیتر منعکس کنید. از طرفی هم نباید از واژه های غلوآمیز و صفت های تفصیلی غیر متعارف استفاده کنید. استفاده از عباراتی همچون «بزرگترین»، «نوآورانه ترین»، «اولین در ایران» و غیره را تنها وقتی به کار ببرید که در «لید خبر» یا پاراگراف اول و در متن خبر، اسناد و شواهدی مبنی بر تایید ادعایتان به همراه دارید.

و در نهایت اینکه، هزار نکته باریک تر از مو اینجاست:
متن خود را دوباره و دوباره و دوباره ویرایش کنید. تا جایی که بهترین متن ممکن را به دست آورید. خبر خود را در روزنامه منتشر شده فردا تصور کنید. آیا خودتان به عنوان یک مخاطب روزنامه، آن خبر برایتان جذاب خواهد بود؟ از خواندن آن چه حسی به شما دست خواهد داد؟

خوشحال می شوم نظراتتان را در قسمت دیدگاه ها و یا از طریق ایمیل دریافت کنم و یا پاسخگوی سوالاتتان در زمینه این مقاله باشم.

برای خواندن مقالات وبلاگ اخبار رسمی در زمینه روابط عمومی، برندسازی و بازاریابی در ایمیلتان، در خبرنامه وبلاگ (مجله روابط عمومی) عضو شوید و با ما همراه باشید.