امکانات پلتفرم «اخبار رسمی» کم کم در حال تکمیل است و هم اینک که در بازه راه اندازی آژمایشی آن، به عنوان اول سیستم تولید، انتشار و توزیع خبر در ایران هستیم، افتخار خدمت رسانی به شرکت های متعددی را داشته ایم. اما همانگونه که امکانات این سیستم و به موازات آن مشترکین آن در حال افزایشند، لازم است تا کاربران آن با روش های بهینه بکارگیری آن، در راستای فعالیت های روابط عمومی خود آشنا شوند که در این مطلب، به چهار نکته مهم پرداخته شده است.

 «اخبار رسمی آمده است تا صدای رسای شرکت ها، موسسات و ارگان ها باشد.» این جمله ای است که از آغاز به کار اولین آژانس تولید و توزیع محتوا در ایران، به عنوان یک رویکرد استراتژیک برای اخبار رسمی مطرح بوده است. 

به عنوان فردی که به خاطر که جایگاه سازمانی ام (مدیریت امور مشترکین و پشتیبانی)، در «اخبار رسمی»، خود را پل ارتباطی مجموعه و شرکت ها و سازمان های استفاده کننده از خدماتمان می بینم شاید در مجموعه ما هیچکس به اندازه من ارتباط مستقیمی با مشترکین خدمات ما ندارد و نقطه تماس افراد و سازمان های دیگر با بخش های درون «اخبار رسمی» همچون تحریریه و امور رسانه من و دپارتمان تحت مسؤلیت من است. از این جهت با دغدغه ها و نیازهای بسیاری از مشترکین آشنا هستم و تلاش در رفع آنها از مسؤلیت های جاری من است.

به این دلیل است که در مقالات و مطالبم در وبلاگ، تلاش داشته ام به این مسائل جاری بپردازم و از این جهت در این مطلب به چهار نکته که در فعالیت های اخیرم برخورد داشته ام می پردازم که عدم توجه به آنها می تواند بهره وری استفاده از پلتفرم «اخبار رسمی» را برای شما کاهش دهد:

 

1- خبرتان را از کانال های موازی برای خبرنگاران نفرستید

هیچ چیز برای یک خبرنگار یا رسانه آزاردهنده تر از این نیست که یک خبر از چند کانال متفاوت به طور همزمان دریافت کند. شما هم اگر ایمیلی حاوی یک مطلب مشخص را از چند کانال مختلف دریافت کنید ممکن است از آن برداشت ایمیل های تبلیغاتی یا اسپم داشته باشید. بله ما می دانیم که اگرچه ممکن است بخواهید از سیستم هوشمند و جامع توزیع خبر «اخبار رسمی» استفاده کنید ولی خود نیز ایمیل یا فکس تعدادی از خبرنگاران را داشته باشید که بخواهید خبرتان را مستقیم به دستشان برسانید.

در این شرایط توصیه می کنیم تقدم و تاخری را در ارسال اخبار لحاظ کنید. روشی که به اکثر شرکت ها و سازمان هایی که خود دارای ارتباطات محدود رسانه ای هستند و یا در بازه های زمانی بلندمدت اقدام توزیع خبر می کنند توصیه می شود این است که ابتدا توسط اخبار رسمی، اقدام به توزیع خبرتان در سطح رسانه ها کنید و سپس با تاخیری از چند ساعت تا یک روز، خود اقدام به ارسال مستقیم خبر کنید. در این شرایط به علت تکرر ارسال خبر از سوی اخبار رسمی برای خبرنگاران، آنها با فرمت ارسالی اخبار، موثق بودن آنها و تایید هویت شرکت های منتشر کننده آنها آشنا هستند و خبر شما مسلما به نحو بهتری در نظر آنها نمایان خواهد شد.

در شرایطی که ارتباط شما با بعضی از خبرنگاران بسیار نزدیک باشد و ارتباط محکمی بین شما ساخته شده باشد شاید بهتر باشد ابتدا لینک خبر خود در «اخبار رسمی» را برای خبرنگاران آشنای خود به طور مستقیم بفرستید تا به نحوی توجه ویژه تان به آنها را نشان دهید. در این شرایط شاید لازم باشد به طور تلفنی آنها را شخصا پیگیری کنید تا از انعکاس مطلبتان و بازخورد خوب آن مطمئن شوید. ارجاع خبرنگاران به لینک خبرتان در «اخبار رسمی»، به خبرنگار اعتماد بیشتری برای انعکاس مطلب شما می دهد زیرا خبرنگار می داند می تواند بر روی اخبار رسمی به عنوان منبع یا Source خبر اتکا کند. دلیل آن هم این است که خبرنگار می داند که «اخبار رسمی»، هیچ خبری را بدون تایید شرکت منتشر کننده آن منتشر نمی کند و بنابراین خبر «موثق»، «تایید شده»، «شناسنامه دار» و به عبارتی «رسمی» است. برداشتن خبر از روی اخبار رسمی به خبرنگار کمک می کند تا سردبیر و یا مسئول رسانه خود را به اصالت خبر مطمئن کند و در نتیجه می تواند باعث افزایش ضریب بازخورد خبر شود.

اگر تصمیم می گیرید خود به روش بالا اخبارتان را در بین خبرنگاران آشنایتان توزیع کنید، می توانید از پلتفرم توزیع خبر اخبار رسمی با تاخری از چند ساعت تا یک روز استفاده کنید.

 

2- از فاکتور «منبع موثق بودن» و «اعتماد» رسانه ها به اخبار رسمی استفاده کنید

ما همواره تاکیدمان بر این است که اخبار رسمی تنها خبر رسمی و تایید شده شرکت ها را منتشر می سازد. به این منظور مخاطبان که رسانه ها و خبرنگاران بخش بزرگی از آن را تشکیل می دهند به اخبار منتشره و ارسال شده اخبار رسمی اعتماد کرده و از آن بهره برداری می کنند. این موضوع حتی برای سازمان های دولتی هم موضوع مهمی است، چرا که با انتشار اخبار تایید شده بر روی سایت اخباررسمی و توزیع سریع آن به راحتی مانع نشر اکاذیب و اخبار نادرست می شوند.
پس از فاکتور رسمیت و مورد وثوق بودن اخبار رسمی استفاده کنید. خبرتان را به جای آن که به ایمیلی الصاق کنید و برای خبرنگاران بفرستید و یا اینکه آن را مستقیم فکس کنید، لینک خبرتان در اخبار رسمی را ایمیل کنید و یا فکس کنید و به «اخبار رسمی» را به عنوان منبع یا Source خبرتان ذکر کنید. یا اینکه از سیستم توزیع خبر اخبار رسمی برای توزیع خبرتان استفاده کنید.

 

3- اعتماد به ما برای ارسال اخبار نتیجه بهتری دارد

زمانی که یک شرکت به ارسال اخبار خود اقدام می کند، تلاش می کند رویکرد تبلیغاتی را در آن لحاظ کند و چون اصولا مواضع رسانه در مقابل اخبار و محتواهای تبلیغی شرکت ها سخت گیرانه است، آن ها در مقابل چنین اخبار و محتواهایی موضع تدافعی می گیرند.
اما زمانی که شما مسئولیت تولید، انتشار و توزیع خبرتان را به اخبار رسمی واگذار می کنید، تیم تحریریه ما تلاش می کند آن را در چارچوب استاندارد های پذیرفته شده خبری تنظیم کند و تا حد ممکن به آن قابلیت رسانه ای ببخشد و المان های غیر رسانه ای را از آن حذف کند. در واقع تلاش می شود اخبار منتشر شده و توزیع شده از اخبار رسمی، از یک استاندارد عمومی و پذیرفته شده برای  اکثر رسانه ها استفاده کند که همین امر باعث اعتماد بیشتر رسانه ها و خبرنگاران به آن می شود.
ضمن این که وقتی اخبار رسمی نسبت به ارسال یک خبر به رسانه ها اقدام می کند، چون در دنیای رسانه ها، به عنوان یک برند و مجموعه رسانه ای شناخته شده است، به خبر شما اعتماد بیشتری می شود.

 

4- خبر دست دوم و قدیمی شده خود را در اخبار رسمی منتشر نکنید.

وقتی سخن از توزیع خبر به میان می آید، برخی از شرکت ها تصور می کنند که باید بلندگویی به دست گیرند و از هر جایی که می شود، از سایت های خبرگزاری ها گرفته تا سایت های درج آگهی باید برای انتشار آن تقلا کنند. در حالیکه می بایست برای روابط عمومی موثر، مخاطب خود و رسانه ای که از کانال آن قصد انتقال پیامتان را دارید بشناسید و برای آن برنامه داشته باشید. 

به عنوان مثال شاهدیم برخی شرکت ها، برای خبرهای قدیمی شان که قبلا در سایت های دیگر کار شده است، درخواست انتشار می دهند. باید بگوییم ه حتی اگر اینگونه اخبار به خروجی اخبار سایت راه یابند، کمک چندانی به روابط عمومی شرکت و یا سازمان شما نمی کنند زیرا خبر عنصری زنده است که طول عمر مشخصی دارد. خبری که زمان انتشار آن گذشته است خبری مرده است و مخاطب را از شما و رسانه ای که آن را منتشر کرده است زده می کند. 

بنابراین از آنجا که ما در اخبار رسمی بر داشتن ارزش های خبری حداقلی در هر خبر تاکید داریم تلاش داریم تا از انتشار اینگونه اخبار جلوگیری کنیم و در برابر مخاطب خود از قشر خبر و رسانه هستند، برای برند «اخبار رسمی» ارزش ایجاد کنیم، نه اینکه با فراهم کردن خوراک خبری بی ارزش، اخبار رسمی را به مکانی برای انتشار اخبار دست دوم و یا منقضی شده تقلیل دهیم.