قالب ارسال خبر رسمی توسط ایمیل به رسانه‌ها (نسخه۲)
استانداردسازی و بسترسازی در زمینه رسانه، خبر و روابط عمومی در ایران و فرهنگ‌سازی ارتباط شفاف بین اخبار شرکت‌ها و رسانه‌ها، یکی از هسته‌های اصل بنیانگذاری «اخبار رسمی» بوده است. اگر از خبرنگاران دریافت کننده ایمیل های اخبار از «اخبار رسمی» باشید، حتما در دو سه روز گذشته متوجه برخی تغییرات در فرمت ایمیل های ارسالی شده‌اید. ایمیل‌های اخبار ارسالی الان دارای ساختار جدیدی هستند که اعتقاد داریم باعث سرعت بالاتر و دقت بیشتری در ارتباط بین «اخبار رسمی» و خبرنگاران عزیز و سایر دریافت کنندگان اخبار خواهد بود. به نسخه ۲، استاندارد ارسال خبر رسمی خوش آمدید.
همانطور که در دنیای رسانه ایران علیرغم مدت زمان کم حضورمان، استانداردها و روندهای جدیدی را وارد فضای رسانه‌ای ایران کرده‌ایم، می‌دانیم هنوز در ابتدای راه هستیم. شاید بزرگ‌ترین چالش ما فرهنگ سازی ارتباط شفاف شرکت‌ها با خبرنگاران و رسانه‌ها باشد که مسلما ساخت بستر این ارتباط شفاف زمان‌بر است اما در این مسیر با سرعت به جلو در حال حرکتیم.
در مدت در حدود ۴ ماه از راه اندازی آزمایشی تاکنون در حدود ۲۰۰ خبر را در بین رسانه ها و خبرنگاران توزیع کرده‌ایم. با توجه به فیدبک هایی که از توزیع اخبار توسط سیستم ایمیلی دریافت کرده‌ایم، استانداردها و قالب توزیع خبر جدیدی طراحی کرده‌ایم که آن را «نسخه ۲ استاندارد توزیع خبر توسط ایمیل» نامگذاری کرده‌ایم. در طراحی این قالب، استانداردهای جهانی ارسال خبر را نیز بررسی کرده‌ایم و خوشحالم اعلام کنم که هم‌اینک تنها منبع خبری در ایران هستیم که اخبار ارسالی از سوی ما، از قالب مشخص و استانداردی استفاده می‌کند که توسط نهادهای خبری برجسته دنیا به کار گرفته می‌شود.
در زیر تصویر یک نمونه از خبر توزیع شده تحت این قالب جدید را مشاهده می کنید که توضیحات مرتبط با هر بخش در انتهای تصویر آمده است.
از مزایای این نسخه از استاندارد توزیع خبر توسط ایمیل می توانم به نکات زیر اشاره کنم:
۱- به محض بازشدن ایمیل، خواننده در همان بالای صفحه و در جدولی می‌تواند اطلاعات جامع و کاملی از خبر همچون، تیتر، لید، تاریخ انتشار و منتشر کننده را مشاهده کند.
۲- فایل Word خبر در فرمت Word 2003 آماده دانلود در خبر قرار گرفته است و پروسه بازنشر خبر را بسیار ساده تر می‌کند.
۳- دکمه‌های به اشتراک گذاری و فوروارد خبر در زیر خبر قرار گرفته‌اند که کاربر با کمک آنها، تنها با یک دکمه و از داخل ایمیل می تواند، خبر را در شبکه‌های اجتماعی‌اش به اشتراک بگذارد.
قالب استاندارد خبر رسمی ارسالی توسط ایمیل به خبرنگاران و رسانه ها، نسخه ۲، کلیه حقوق استفاده مربوط به «اخبار رسمی است»
۱- عناصر اصلی خبر
در جدول بالای ایمیل، قبل از اینکه خبر به طور کامل نمایش داده شود، چند عنصر مهم آن، همچون تیتر، لید، منتشر کننده آن و راه‌های تماس با مسئول مرتبط در شرکت منتشر کننده قرار گرفته است. مزیت این باکس در ایمیل‌ها این است که شما خبرنگار و فعال رسانه عزیز، در یک نگاه می‌توانید متوجه شوید که آیا خبر دریافتی ارزش‌های مدنظر شما را دارد یا خیر؟ در صورت علاقه‌مند شدن به موضوع خبر، می‌توانید به سادگی با کلیک بر روی تیتر، مستقیم به روی خبر در سایت «اخبار رسمی» بروید و خبر را به همراه همه عناصر آن همچون عکس و اطلاعات ملحقه به آن مشاهده کنید. همچنین می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و خواندن متن کامل خبر بخش‌های زیرین را ببینید. نکته‌ای که در قرار دادن شماره تماس، مدنظر داشته‌ایم، رعایت استانداردهای شماره‌گیری در موبایل است. می‌دانیم که بسیاری از افراد این روزها ایمیل را در داخل موبایل خود می‌بینند و بنابراین نه تنها طراحی ایمیل را مناسب خواندن بر روی موبایل کرده‌ایم، بلکه حتی شماره تلفن‌ها را هم طوری قرار داده‌ایم که فرد بتواند با کلیک بر روی شماره، آن را به صفحه شماره‌گیری موبایل خود منتقل کند. (راحتی و سرعت کاربران را در همه کارها مد نظر داریم)
۲- متن خبر:
در این قسمت متن کامل خبر قرار گرفته است. همانطور که می‌بینید بار دیگر، عنوان یا همان تیتر، به خبر در سایت «اخبار رسمی» لینک شده است. در این باکس، خلاصه خبر یا همان لید، برجسته و یا همان Bold شده است. خبر به محض پایان با علامت استاندارد پایان خبر رسمی یعنی ### علامت‌گذاری شده است. مزیت این باکس در راحت بودن کپی آن است. به عبارتی کاربر دریافت کننده می‌تواند با کپی همین باکس، خبر را در قالب استاندارد وارد Word در کامپیوتر شخصی خود کند.
۳- به اشتراک گذاری سریع خبر:
در این باکس دکمه‌های به اشتراک‌گذاری سریع مطلب در رسانه‌های اجتماعی رایج همچون فیسبوک، توییتر، گوگل پلاس و لینکدین را قرار داده‌ایم. به سادگی می‌توانید از داخل ایمیلتان، خبر را در رسانه‌های اجتماعی مدنظرتان به اشتراک بگذارید. در واقع با یک کلیک، تیتر خبر، عکس و لید آن را می‌توانید به اشتراک بگذارید. دیگر از این راحت‌تر؟
نکته مهم‌تر در این باکس، دکمه ارسال به یک دوست است که یک تفاوت کوچک با دکمه Forward ایمیلتان دارد و آن هم این است که در واقع همین خبر همان طور که شما دریافت کرده‌اید، از سرور اخبار رسمی برای دوستتان ارسال می‌شود و آن مشکلات رایجی که در زمان فوروارد کردن ایمیل‌های HTML به وجود می‌آید را نخواهید داشت.
۴- لینک مستقیم خبر:
این باکس و لینک داخل آن، همان کارکرد کلیک بر روی تیتر خبر را دارد و با کلیک بر روی آن، خبر با همه اجزای آن، همچون عکس و لینک‌های مرتبط، در سایت «اخبار رسمی» باز می‌شود.
۵- دانلود سریع فایل Word:
ما خودمان از اعضای صنف خبرنگاری و رسانه بوده و هستیم و می‌دانیم در بعضی موارد سرعت عمل تا چه حد در کار خبری و رسانه‌ای مهم است. بنابراین اگر خبری را جالب دیدید و خواستید متن آن را به سادگی داخل ادیتور خود قرار دهید و برای ویراستار و یا سردبیر خود ارسال کنید، حتی لازم نیست از Copyو Paste استفاده کنید. کافی است فایل Word آن را که با پسوند doc (متناسب برای هر نسخه از نرم افزار Word) است را دانلود کنید. با اینکار دیگر از شر به هم ریختن متن در زمان کپی هم خلاص می‌شوید.
۶- دریافت اطلاعات بیشتر:
اگر برای سفارشی سازی خبر دریافتی‌تان نیاز به اطلاعات بیشتری داشتید، می‌توانید مستقیما با مسئولی در شرکت منتشر کننده خبر تماس بگیرید. «اخبار رسمی» با تاکید بسیار، به منتشر کنندگان اخبار (شرکت‌ها) الزام کرده است تا اطلاعات تماس خود را در پایان هر خبر برای ارتباط مستقیم رسانه‌ها با آنها قرار دهند و به اهالی رسانه پاسخگو باشند. در واقع با اعلام این شماره و آدرس ایمیل، منتشرکنندگان خبر اعلام آمادگی کرده‌اند که در هر زمان ممکن و با حداکثر دید همکاری، پاسخگوی خبرنگاران و رسانه‌ها باشند. لطفا از این اطلاعات تماس، فقط برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد همین خبر و تکمیل موارد مفقوده در آن استفاده کنید. در واقع برای کسب اطلاعاتی که بتواند باعث شود مطلب بهتر و کامل‌تری از آن شرکت در رسانه‌تان منتشر کنید. (خلاصه مطلب: برای مواردی همچون آگهی گرفتن با این فرد مسئول تماس نگیرید!!!)
۷- درباره منتشر کننده خبر:
هر خبر ارسالی از سوی «اخبار رسمی»، از سوی یک شرکت منتشر شده است و به عبارتی همه اخبار دارای منبع خبری هستند که این منبع خبری همان شرکت است. مثلا اخبار هتل استقلال را خود هتل استقلال منتشر می کند و اخبار شرکت آوین را شرکت آوین. با استفاده از این باکس، می توانید یک خلاصه‌ای از سوابق آن شرکت منتشر کننده خبر را بخوانید. این اطلاعات می‌تواند در تکمیل خبر برای خبرنگاران مفید باشد. برای دیدن سوابق و معرفی کامل آن شرکت، می‌توانید بر روی دکمه «بیشتر» کلیک کنید. با این کار به صفحه رسمی شرکت در سایت «اخبار رسمی» هدایت می شوید که در آن معرفی کامل شرکت، به همراه سایر اخبار منتشر شده، تقویم رویدادهای آن و خبرنامه آن قرار داده شده است. همچنین در کنار آن، لوگوی منتشر کننده هم قرار گرفته تا در صورت نیاز، بتوانید از آن در بازنشر خبر در رسانه‌تان بهره گیرید.
امیدواریم با این استانداردهای توزیع خبر توسط ایمیل که برای اولین بار در ایران تنظیم و به کار گرفته شده است، ارتباط خبرنگاران با اخبار شرکت‌ها را تسهیل کنیم و سرعت بخشیم. در آینده تلاش داریم بازهم این روند را بهبود دهیم و به همین دلیل با هر تغییر جزئی که ضروری ببینیم، این استاندارد توزیع خبر رسمی را به روز می کنیم.
شما هم با نظراتتان به ما در این مسیر کمک کنید.
