مشکلات مدیر روابط عمومی : ارائه پیشنهاد خبری به خبرنگاران
یکی از مشکلاتی که مدیران روابط عمومی دارند ارائه پروژه خبری به خبرنگاران است. در بعضی مواقع مدیران روابط عمومی به خبرنگاران و وبلاگ نویسان خبری از سازمان خود می دهند ولی هیچ پاسخی از آنها نمی گیرند. خیلی راحت ممکن است دچار این تفکر غلط شوید که تعداد پیشنهادات خبری است که اهمیت دارد، اما این فکر هیچ فایده‌ای ندارد و فقط باعث سردرگمی شما می‌شود.
یکی از وظایف روابط عمومی ها حضور کسب و کارشان در رسانه‌ها و فضای آنلاین می باشد، حضور در رسانه ها می‌تواند به کسب‌وکارتان رونق بخشد؛ اینکه شناخته شوید، شهرت یافته و ساختار تجاری خود را شکل دهید. متاسفانه بعضی از مدیران روابط عمومی چیزی که می‌تواند چنین تحول بزرگی در کسب‌وکارشان ایجاد کند را نادیده می‌گیرند و اهمیتی به ارائه پیشنهاد خبری به خبرنگاران نمی دهند.ارائه یا هرگونه پرزنتی از خبر شرکت یا سازمان ها که بدست خبرنگاران می رسد را ما پیشنهاد و یا پروژه خبری می نامیم.
اگر پاسخی که انتظار دارید را از پیشنهادها دریافت نمی‌کنید و یا صرفا از اینکه خودتان وارد عمل شوید می‌ترسید، به یک مشکل اساسی مربوط می‌شود و تا وقتی هم که آن را نشناسید، نمی‌توانید پیشرفت کنید.
مشکل بیشتر روابط عمومی ها عدم شناخت از نیاز خبرنگاران ، نحوه تفکر آنها و روش انجام کارشان است. وقتی توانستید این مشکل را حل کنید، شانس بسیار بیشتری در انتخاب شدن داستان‌ها و ایده‌هایتان خواهید داشت. مسلما همه پروژه‌های خبری که به خبرنگاران پیشنهاد می‌کنید موفق نخواهند بود اما خودتان را از بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک و کارآفرینان جدا می‌کنید که صرفا با بمباران ایمیلی خبرنگاران امیدوارند یکی از ایده‌هایشان بگیرد.
در ادامه چند راهکار که می‌تواند روابط عمومی ها را از حالت سکون خارج کرده و در ارائه پیشنهادات پروژه خبری به خبرنگاران پیش ببرد آورده ایم. بدین منظور و برای ارائه چند نکته کمکی، در اینجا به یک فهرست نکات در مورد چگونگی پیشنهاد پروژه‌های خبر به خبرنگاران می‌پردازیم که می‌توانید در زمان نوشتن ایمیل پیشنهاد بعدی‌تان از آن استفاده کنید.
برای اینکه مطمئن شوید پیشنهاد پروژه‌های خبری را به درستی انجام می‌دهید، لازم است برخی اصول را بدانید.
۱. خودتان را جای آنها بگذارید:
اول از همه فکر کنید که خودتان چه روش‌هایی را برای دریافت یک پیشنهاد پروژه خبری می‌پسندید یا نامناسب می‌دانید. تاکید ما بر این موضوع به این دلیل است که می‌دانیم همه‌مان از پیشنهاد دادن‌های بسیار ساده که صرفا یک کپی‌کاری است متنفریم. می‌دانید در مورد کدام نوع پیشنهادها صحبت می‌کنیم؟ همان‌هایی که با «سردبیر محترم خبرگزاری» آغاز می‌شوند. این نوع از پیشنهادهای خبری واقعا آزاردهنده هستند. باید به آنها بگوییم اگر نمی‌خواهید حتی ذره‌ای زمان صرف کنید تا کمی من را بشناسید، پس وقت مرا تلف نکنید. البته این فقط یک نمونه است و وقتی مشغول ارسال پیشنهادهای خبری به خبرنگاران هستید احتمالا خواهید دید که فقط به آدرس ایمیل عمومی آنها می‌توانید دسترسی یابید. اما این نباید شما را از تلاش برای یافتن اسم و حوزه خبری افراد بازدارد.
پس فهرستی از مواردی که در رابطه با پیشنهادهای انجام پروژه‌های خبری می‌پسندید یا نمی‌پسندید را تهیه کنید. به این ترتیب می‌توانید فرآیند ارائه پیشنهادهای خبری‌تان را به نوعی شخصی‌تر و موثق‌تر انجام دهید. از جمله مواردی که از آن متنفریم، پیشنهادهایی هستند که به‌صورت عمومی بوده و شخصی نیستند، یعنی مشخص است که صرفا به‌دنبال دریافت یک لینک هستند و کپی‌برداری می‌کنند، آن هم از افرادی که قطعا هیچ وقت مطلبی از خبرگزاری را نخوانده‌اند. این کار واقعا به دور از اخلاق حرفه‌ای و بی‌حرمتی است. این مورد در میان خبرنگاران و بلاگ‌نویسان هم دیده می‌شود، آنها این نوع پیشنهادات بی‌محتوا را از یک فرسخی تشخیص داده و اهمیتی به آن نمی‌دهند. در واقع به‌جای اینکه بر شهرت خود بیفزایید، آن را نابود می‌کنید و باعث از بین بردن اعتبار برند خود می شوید.
۲. نیازهای خبرنگاران را بشناسید:
یکی از بخش‌های کلیدی در افزایش میزان موفقیت پیشنهادهای پروژه خبری، به‌دست آوردن شناختی بهتر از نیازهای خبرنگاران و آن چیزی که خبرنگاران علاقه دارند از برند شما بدانند است. عناصری اصلی در داستان‌های خبری وجود دارد که خبرنگاران به‌دنبالش هستند، بنابراین اگر می‌خواهید به خبرنگاران پیشنهاد پروژه دهید، نیاز است این عناصر را بشناسید. در واقع باید آنها را بشناسید تا بدانید اصلا یک داستان خبری دارید یا خیر. آزمودن ساده داستانتان در برابر عناصر اصلی به خوبی نشان می‌دهد که آیا نیاز دارید زمان بیشتری برای داستان خبری‌تان بگذارید یا اینکه دنبال رویکرد دیگری باید باشید. جذب افراد از عناصر اصلی صورت می‌گیرد، اما عناصر دیگری هم هستند که باید آنها را هم در داستان خود بگنجانید.
۳. توجه خود را متمرکز کنید:
به‌جای نگاه به فهرستی بلندبالا از ناشران، روی چند مورد از آنها تمرکز کرده و به دقت آنها را بررسی کنید. بهتر است 15 یا 30 دقیقه زمان صرف کنید و بدانید که واقعا چه چیزی مورد توجه یک نشریه یا وبسایت خاص است. بدین ترتیب شانس بسیاری خواهید داشت که پروژه‌ای خبری تهیه کنید که با موفقیت همراه باشد.
۴. عمیق جستجو کنید:
اگر خبرنگار موردنظرتان علاقه‌ای به کارآفرینی نداشته باشد یا اینکه حوزه فعالیتش متفاوت باشد، یا اینکه این موضوع را هفته گذشته انجام داده باشد و یا دفعات زیادی روی آن کار کرده باشد، ارائه پیشنهاد خبری با ایده «کارآفرینان برتر حوزه فناوری» نتیجه‌ای نخواهد داشت. اگر تحقیق لازم را انجام ندهید، مسلما از این مسائل هم آگاهی نخواهید داشت. بهتر است با علم و شناخت به آن بپردازید. پس عمیقا جستجو کنید و اطلاع پیدا کنید که ناشر رسانه‌ای موردنظرتان به ارائه و نشر چه نوع مطالبی علاقه‌مند است. آنها را بخوانید، ارزیابی کنید، انواع دسته‌بندی مقالات را مشخص کنید، نسبت تعادل بین اخبار و ایده‌ها را ببینید، فواصل مرسوم و پرتکرار را بشناسید، دقت کنید که مقالات توسط کارکنان نوشته شده‌اند یا شرکت‌کنندگان، به سبک و حجم مطلب نگاه کنید، محبوب‌ترین مقالات یا مطالب و آنهایی که بیشترین نظرات و اشتراک‌گذاری را داشته‌اند ارزیابی کنید. به‌دنبال قالب‌ها و موارد مرسوم در آنها بگردید.
به‌نظرتان کار خیلی زیادی است؟ خب البته، خصوصا اگر می‌خواهید راه درست را در میان مجموعه‌ای از 50 ناشر رسانه‌ای پیدا کنید. اما می توانید در زمان خیلی کمتر خبر خود را با استفاده از پلتفرم «اخبار رسمی» در میان مخاطبان هدف مناسب خود توزیع کنید بدین ترتیب دیگر نیاز به جستجو به دنبال خبرنگار موردنظر نخواهید داشت. توزیع هدفمندتر پیشنهاد پروژه خبری احتمال موفقیت شما را بالاتر می‌برد و وقتی پاسخ مثبت دریافت می‌کنید. در واقع این کار در مقایسه با فرستادن ایمیل‌های فراوان به حجم بالایی از رسانه‌ها و دریافت پاسخ‌های منفی، به زمان بسیار کمتری نیاز دارد.
۵. خبرنگاری که انتخاب کرده‌اید را بشناسید:
موضوع فقط درباره وبسایت، نشریه یا رسانه ای که پیشنهاد انجام پروژه خبری‌تان را به آن بفرستید، نیست. بلکه در مورد شناختن خود خبرنگار و هریک از کارکنان ممکن است. اگر به‌دنبال شناخته شدن و معرفی در نشریات و رسانه‌ها هستید، باید به توجه مداوم و ایجاد روابط دقت کنید. سوی مثبت قضیه این است که ایجاد روابط با خود خبرنگاران زمانبر است و باید اول چیزی به آنها ارائه دهید و انتظاری متقابل هم نداشته باشید، اما این کار باعث می‌شود به‌شدت مورد توجه و انتخاب آنها قرار گیرید.
شبکه‌های اجتماعی راهی عالی برای ارتباط و تعامل با خبرنگاران در اختیارتان گذاشته‌اند، اما باید به شکل صحیح آن را انجام دهید. از شبکه‌های اجتماعی برای ارسال پیشنهادهای خبری هم می‌توان استفاده کرد، اما باید توجه فراوانی به نحوه انجام آن داشته باشید. این شبکه‌ها جهت اطلاع خبرنگار که ایمیلی مبنی بر یک پیشنهاد پروژه خبری برایش ارسال کرده‌اید، بسیار کاربردی هستند.
وقتی صحبت از ارائه پیشنهاد پروژه‌های خبری باشد، هیچ چیز به خوبی شنیدن نکات لازم از خود ویراستارها و خبرنگاران نیست. در آینده مقالاتی بیشتر در این حوزه ارائه خواهیم کرد.
۶. به فشار زمانی توجه داشته باشید:
با همه اینها باز هم آمادگی این را داشته باشید که شاید پیشنهادهایتان باز هم پاسخی نگیرند. کمی زمان لازم است تا راه بیفتید و خبرنگاران نیز پیشنهادهای بسیار زیادی دریافت می‌کنند و زیر چنان فشار زمانی هستند که به سختی می‌توان در آن نفوذ کرد، اما به این معنی نیست که باید دست از تلاش بردارید.
به‌طور خلاصه، اگر می‌خواهید پیشنهادهای خبری که به خبرنگاران می‌دهید با موفقیت همراه شوند، باید توجه‌تان را متمرکز کنید و بدانید آنها چه می‌خواهند. این کار شما را از سایر افراد در این رقابت متمایز کرده و نقطه شروعی برای ایجاد پیشنهادهای خبری موفق برایتان مشخص می‌کند.
