تقویم رسانه ای و روابط عمومی، مهمترین ابزار شما در فعالیت های روابط عمومی است. این تقویم به شما کمک می کند که رویدادهای مهم شرکت شما، بازتاب و خروجی مثبتی در بین مخاطبانتان داشته باشد و در واقع شما را به موتور تولید خبر و محتوا بدل می کند. با این مقاله با اصول پایه ای تدوین آن آشنا شوید.

  • آیا می‌دانید برای اینکه روابط عمومی موفق داشته باشید، باید به طور مداوم و منظم با مخاطبانتان در ارتباط باشید؟
  • آیا برای ارتباط مداوم با مخاطبانتان برنامه دارید؟
  • آیا می‌دانید چه سوژه‌هایی می‌تواند بهانه‌ای برای ارتباط با آنها باشد؟
  • آیا می‌دانید در چه زمان‌هایی و مطابق چه برنامه‌ای باید اخبار کسب‌وکارتان را نوشته و در بین رسانه‌ها و خبرنگاران توزیع کنید؟
  • آیا برای استفاده از حساب کاربری خود در «اخبار رسمی» و انتشار و توزیع مداوم اخبار کسب و کارتان زمانبدی انتشار اخبار دارید؟

پس این مطلب را بخوانید و آن را به کار بگیرید:

در عصرحاضر تهیه برنامه ای مدون، منسجم و کاربردی در هر زمینه ای، یکی از الزامات و از دغدغه های بزرگ زندگی هر شخص به شمار آید زیرا در صورت نبود آن، مسائل روزمره و جاری غیر استراتژیک، به مسائل اصلی بدل می شوند و مسائل حیاتی و استراتژیک به فراموشی سپرده می شوند.

فعالیت های روابط عمومی نیز از این قاعده مستثنا نیست و برای موفقیت در برنامه های روابط عمومی شرکت، داشتن برنامه برای تولید خبر و محتوای مناسب برای سایت، خبرنامه  و یا سایر رسانه ها، از امور مهم یک شرکت به شمار می آید.

در واقع این تولید محتوا، خبر و مطلب مناسب از جنس های گوناگون و رساندن آن به دست مخاطب است که نقش اصلی را در ایجاد تصویر مناسب از شرکت در ذهن مشتری (Brand Image) ایفا می کند و باعث آشنایی مخاطبان با فرهنگ و ارزش های شرکت می شود.

 

با تولید محتوای برنامه ریزی شده و مرتب می توانید به اهداف زیر در زمینه روابط عمومی دست یابید:

  • ایجاد تصویر یک شرکت پرجنب و جوش و فعال در ذهن مشتریان
  • انتقال فرهنگ و ارزش های شرکت به مخاطبان
  • آموزش مخاطبان و مشتریان در زمینه های مختلف
  • تولید محتوای مناسب برای رسانه ها و خبرنگاران و آگاهی آنها از اخبار شرکت
  • تولید محتوا برای وبلاگ با هدف افزایش رنکینگ در موتورهای جستجو (SEO) و افزایش ترافیک وبسایت
  • تولید محتوا با هدف افزایش لیدهای فروش و ترغیب مخاطبان به ثبت نام در خبرنامه
  • استفاده از محتوای تولید شده برای تهیه خبرنامه (Newsletter) و توزیع آن بین مشتریان بالقوه

 

تقویم رسانه ای چیست؟

تقویم رسانه ای و خبری، مهمترین ابزار شما در فعالیت های روابط عمومی است. این تقویم به شما کمک می کند که رویدادهای مهم شرکت شما، بازتاب و خروجی مثبتی در بین مخاطبانتان داشته باشد و در واقع شما را به موتور تولید خبر و محتوا بدل می کند. به کمک این تقویم، شما می توانید خود را در داخل و در بیرون به عنوان یک مجموعه پرجنب و جوش و فعال نشان دهید، می توانید خوراک خبری و اطلاع رسانی خوبی در اختیار آنها قرار دهید و همچنین می توانید ارتباط بلندمدتی با آنها بسازید. حتی می توانید از طریق تولید خبر و محتوا، نه تنها روابط عمومی فعالی داشته باشید که به برندسازی شما کمک می کند، بلکه می توانید از آن در راستای اهداف بازاریابی و فروش خود هم دست یابید. در واقع با این تقویم خواهید دانست که چه مطلبی را باید در چه تاریخی و برای چه نوع مخاطبانی و با چه هدفی تولید کنید و قرار است با آن به چه هدفی دست یابید. این تقویم می تواند در یک برگ کاغذ و به صورت کتبی یا یک فایل world و Excel تدوین و پیاده سازی شود ولی مهم تر از آنکه از چه ابزار و شکلی برای تدوین آن استفاده می کنید، مهم تر آن است که پس از تدوین به صورت تیمی به اجرای آن در شرکتتان متعهد باشید.

 

ضرورت نگارش تقویم رسانه ای:

اهمیت و تعریف تقویم رسانه ای در روابط عمومی شرکت ها از آن جا نشات می گیرد که متاسفانه بسیاری از روابط عمومی ها فاقد برنامه ای تنظیم شده و مدون هستند که بتوانند آن را در زمینه برنامه تولید خبر و محتوای شرکت اجرایی کنند. البته در ابتدا شاید برنامه ای زمان بندی شده با جزئیات مهم و اساسی کاری سخت و غیرقابل پیاده سازی باشد اما تجربه ما در اخبار رسمی و پیاده سازی چندین مورد آن برای خود و مشتریان نشان می دهد که با نگارش تقویم رسانه ای و پایبندی به اصول و بخش های آن می توان بسیاری زمانبندی شده، منظم تر و دقیق تر از قبل حرکت کرد و در یک بازه زمانی 6 ماهه تا یکساله اثرات مفیدی برای هر کسب و کاری به همراه داشته باشد.

در ادامه به آموزش بخش های مختلف نگارش این تقویم رسانه ای می پردازیم:

 

تعریف متغیرهای تقویم رسانه ای:

اولین بخش در نگارش تقویم رسانه ای، تعریف متغیرها است که این متغیرها به چند بخش پروژه ها، اهداف، افراد مسئول، رسانه ها و مخاطبان تقسیم بندی می شود و در ادامه هر یک را به صورت جداگانه شرح داده و مثالی را برای آن همراه با تصویر ذکر می کنیم.

 

پروژه ها:

هر پروژه در تقویم رسانه ای از بخش های مختلفی تشکیل شده است که اخبار مختلف تولید شده می تواند در دسته بندی آن پروژه جای بگیرد. اما اولین موضوعی که شما در اختصاص موارد برای هر یک پروژه باید مدنظر قرار دهید آگاهی از رویدادها و مناسبت هایی است که شرکت شما اجرای آن را برعهده دارد یا در یک رویداد مهم می خواهد حضور پیدا کند و براین اساس باید برای هر رویداد برنامه ریزی جداگانه ای داشته باشید. چند نمونه از پروژه های داخلی که برای یک شرکت می توان نام برد اعم از: سالگرد تاسیس شرکت، رونمایی از محصول جدید، برگزاری یا حضور در یک همایش است (برای لیست ایده‌هایی که می‌توانید برای خبر رسانی و روابط عمومی موثر از آنها استفاده کنید لیست «۷۰ ایده خبرساز» را مطالعه کنید.)

به عنوان نمونه در جدول پایین پروژه ای نظیر سمینار یا همایش برای یک شرکت انتخاب شده است که پروه های آن به چند بخش که ملاحظه می کنید تقسیم بندی شده است که البته بنابر کارهایی که یک شرکت می خواهد انجام دهد این پروژه ها می تواند جزئی تر تقسیم بندی شوند. 

 پروژه ها در تقویم رسانه و روابط عمومی

 

اهداف:

اهداف بازاریابی و روابط عمومی خود را در این جدول وارد کنید. با این کار می توانید در تقویم رسانه ای ببینید که کدامیک از فعالیت های خبریتان قرار است به تحقق کدام هدف کمک کند. به عنوان نمونه در برگزاری یک همایش اهداف می تواند در اطلاع رسانی، ثبت نام شرکت کنندگان، جذب اسپانسر برای برگزاری همایش یا ایجاد برندی فراگیر برای شرکت شما و مواردی از این دست خلاصه شود.

اهداف در تقویم رسانه و روابط عمومی

 

افراد مسئول:

در این قسمت می توانید، افراد مسئول در تیم خود را برای تولید خبر، محتوا یا نظارت بر آن معرفی کنید. اگر قرار است یکی از پرسنل شما، مسوولیت تهیه یک مصاحبه یا مقاله را به عهده گیرد، با تعریف او در این قسمت، می توانید در صفحه تقویم رسانه ای، به او نقش اختصاص دهید. البته موضوع قابل ذکر در این است که در این ستون زمانی که مسوولیت برای شخصی تعریف می کنید می توانید به آن شخص مسوولیت نظارتی را واگذار کنید و به آن فرد اینگونه تفهیم شود که اگر نگارش خبر یا مطلب را حتی برعهده دیگری می گذارید نظارت برای تهیه و انتشار مطلب در آن تاریخ تعیین شده بر عهده شماست و هر کم و کاستی متوجه شخص مسوول است.

 

رسانه ها:

اصلی اساسی که در نگارش و تولید اخبار باید مدنظر قرار بگیرد این است که هر خبر و محتوای شرکت شما دارای کانال متفاوتی برای توزیع و انتشار اخبار و مطالب است. به طوریکه بعضی مطالب مناسب برای سایت شخصی، بعضی برای به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی و برخی برای ارسال به رسانه های ملی هستند. با تعریف درست رسانه هایتان، افراد مسوول در تهیه خبر می توانند لحن و متن پیام شما را برای آن رسانه مناسب سازی کنند. به عنوان نمونه در برگزاری جشنواره ای 2 یا 3روزه رسانه ها می تواند به سایت جشنواره، سایت شرکتی که مجری برگزاری آن جشنواره است،رسانه های عمومی و تخصصی اشاره کرد، یا می‌توانید برای توزیع اخبارتان در سطح رسانه‌های کشور کانال «اخبار رسمی» را به عنوان ابزاری برای انعکاس خبرتان انتخاب کنید.

رسانه ها در تقویم رسانه و روابط عمومی

 

مخاطبین:

کسانی هستند که خواننده یا بیننده اخبار و مطالب شما هستند. در تولید خبر نباید این نکته مهم را از یاد ببرید که می خواهید مخاطب اخبارتان چه کسی باشد و براساس شناخت مخاطب دست به تولید اخبار و مطالبتان بزنید، چراکه ممکن است بخواهید خبر و مطلبی تولید کنید که فقط پرسنل داخلی شما آن را ببینند و یا ممکن است بخواهید با یک خبر دو طیف از مخاطبین پرسنل و مشتریان فعلی را تحت پوشش قرار دهید اما مشتریان بالقوه آن را نبینند. همچنین ممکن است مطلبی تهیه کنید که بخواهید همه به آن دسترسی داشته باشند. با تعریف این دسته های خاص می توانید در تقویم رسانه ای، هر خبر و مطلب را به یک مخاطب خاص تخصیص دهید.

مخاطبین در تقویم رسانه و روابط عمومی

 

با توجه به تجربیاتی که در زمینه نگارش و تدوین تقویم های رسانه ای متعدد و اجرای آنها برای شرکت های مختلف در «اخبار رسمی» داشته ام، تلاش می کنم در نوشتارهای بعدی، به آموزش بیشتر این نکات اقدام نمایم و بخش های دیگری از یک تقویم رسانه کامل و استاندارد را معرفی نمایم.

 

تعریف متغیرها در تقویم رسانه و روابط عمومی

برای اینکه بتوانید به طور ساده با مفهوم تقویم رسانه آشنا شوید، می توانید فایل اکسل زیر که ورژن محدود و ساده تقویم رسانه اخبار رسمی است را دانلود نمایید و برای دریافت نسخه کاملتر با ما تماس بگیرید:

 

دانلود فایل اکسل تقویم رسانه ای اخبار رسمی (نسخه رایگان):

AkhbarRasmi-Editorial Calendar-Free-Edition

نوع فایل: مایکروسافت اکسل

حجم فایل: ۴۰۰ کیلوبایت

 

راهنمایی:

در صفحه اول این فایل متغیرهای خود را وارد نمایید و سپس در صفحه یا sheet تقویم رسانه ای، با کلیک بر روی هر سلول، منوی کشویی از متغیرهای شما باز می شود که می توانید متغیرهای خود را از آن انتخاب نمایید.

در صورتیکه هرگونه سوال یا نظری در مورد نگارش تقویم رسانه ای داشته باشید، خوشحال می شوم در قسمت دیدگاه ها، پاسخگوی نظرات شما عزیران باشم. در صورتی هم که از این مقاله و فایل پیوست رایگان آن استفاده لازم را برده اید، لطفا این مطلب را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.